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毎年、年末年始はパソコンのクリーンアップを行います

特に今年はパソコンを買い替えたので、12月31日は、ほぼ終日データの移管作業も。

その中でも最も時間がかかるのがメールの整理です

また読み返すこともあるだろうと、ついつい古いメールも残しがちですが、そうなると、ものすごい量のデータが残ることになります。

そこでルーチンとして過去1年以内のメールを残して、あとは消去するようにしています

今使っているアドレスは、自分のアドレス以外に、共通のインフォアドレスだったり、管理委託契約や大規模修繕工事用の専用の入札はドレスがあります。

さらにはコンサルタント全員の入札アドレスも、チェックするために、全て自分のメーラに入ってくるように設定をしているので、アドレスの管理だけでも10以上あります

またパソコンのメールソフトからの送信だけではなく、移動中などに、スマホからGmailのウェブサイトを使って送信をすることもあります。

1年以上前のメールをすべて削減した上で、新しいパソコンに引っ越しをしまたのですが、そのカウンターを見ていて気付いたこと。

それは、少なくとも7000通以上のメールを送信していたこと。

一年365日で割ると1日あたり19通ということになります

一通10分かけているとすると、1日あたり3時間ちょっと。受信メールを読む時間は、別になりますが、少なくとも、1日4時間くらいは、メールにかけてることになりますね

さらに、LINEでのやり取りやショートメッセージ、あるいは携帯でのメールのやり取りもありますので、人とのコミュニケーションの量は膨大ですね。

パソコンに文字を打ち込むことは苦になりませんが、資料作成もたくさん行うので、とにかく入力と言う時間が多いことに改めて気がつきました。

まあ、肩も凝るわけですね(笑)

最近では、携帯メールやラインは、音声入力で対応も多いですが、考えながら文字を打つのと、音声入力では、文語体と口語体の違いがあるので、慣れも必要です。

実はこのブログも今日は Googleドキュメントの音声入力で下書きをしていますが、おそらく単に文字で書くよりも、倍以上のスピードで出来ていると思います。

いずれにしても、この入力という作業の効率化は、そのまま業務の生産性の向上につながりますし、体への負担を減らせるので、今年は、このテーマにも、チャレンジしていきたいと思います。

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テーマ:日々のできごと
ジャンル:ライフ
コメント
この記事へのコメント
よくよく!
#4949
#よくよく
やっていらっしゃいますね。
2021/01/02(Sat) 13:43 | URL | デュプュイ取る | 【編集
re:よくよく!
デュプュイ取るさん

この仕事がよほど好きなこと、それから、正義感・使命感が自然に湧いてくるからだと思います(笑)
2021/01/02(Sat) 14:17 | URL | 馬渕@しあわせデザイン | 【編集
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