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私の知人で、ハタ コンサルタント株式会社 降籏達生社長が発行している「がんばれ建設」のメルマガは、毎回、学びが多く、楽しみにしています。

土木建設業従事者が対象ですが、ビジネスマンとして、あるいは人間として示唆に富む内容で、どんな仕事をしている人でも、購読をお勧めしたいメルマガです。

先日配信されたメルマガのタイトルは、
「いったいおまえは何がいいたいんだ」と感じている方の処方箋

よく「この人は何が言いたいのか、よくわからない」と言われる人への処方箋ですが、逆に言えば、「自分の言いたいことを分かってよ!と言うシーンが多い人」にとって、「自分が求めるリアクションを一度で得るための処方箋」であると言えます。

私自身は、コンサルタントとしての私の心構えは、
「難しいことをやさしく言う」
「やさしいことを面白く言う」
ですが、対象とする顧客は、企業マンから高齢者、主婦までいる管理組合構成員で、皆同じように理解してもらうのは、非常に難しい話術が必要とされます。

自分では伝えているつもりでも、相手の反応を見ると、心配になります。

今回のメルマガは、「伝える」極意ともいえる優れた内容で、改めて、自分を振り返る機会になりましたので、紹介します。

自分が求めるリアクションを一度で得るための
4つの方法があります。

ポイントは、伝える「目的」を明確にするという
ことです。

自分の得たいリアクションがもらえないという人は
そもそもで自分が相手に何を求めているのか、伝
えることの「目的」がしっかり理解できていない場合
があります。

ビジネスにおける主な目的は、「共有」「判断・
承認」「意見・アドバイス」「協力」の4つです。

この4つを念頭において相手に伝えることで
やりとりがスムーズになるのです。

それぞれについて、解説していきます。

1)共有

まず、1つ目は「共有」です。

これは、相手に知っておいてほしいというもので、
相手に何かを求めているわけではありません。

ですから、伝えたい内容を「わかりやすく伝える
こと」に注力するようにしましょう。

×「本日現場にクレーンが入ってくるので注意する
ように」
(いつ、どんなクレーンが入ってくるのかわからな
いよ)

○「本日10時に、20tクレーンが現場に入り
A1サイトに据え付けます。」

このように明確に具体的に伝えることで「共有」
できます。

2)判断・承認

2つ目は、「判断・承認」です。
伝える内容に対して、YesかNoの判断、もしくは
承認をしてほしいというものです。

この場合、ただ判断してほしい内容を伝えるだけ
では十分ではありません。

相手が判断や承認をするために必要な情報もあわ
せて準備し、必要に応じて、伝えることが重要で
す。

内容だけではなく、判断や承認のために必要な
情報が準備できるかどうかがポイントになってきます。

×「A社とB社の見積もりを取りました。
どちらに発注すれば良いでしょうか」
(情報がないのに決められないよ)

○「A社とB社から見積もりをとりました。
A社の方が50万円安いのですが、B社は当社との
取引実績がなく、安全管理の面で不安があります」
(馬渕注:「A社の方が50万円高い」だと思います)

このようにメリット、デメリットを併せて伝える
と判断しやすくなります。

3)意見・アドバイス


3つ目は、「意見・アドバイス」です。

伝える内容に対して、相手に何らかのフィード
バックをもらいたいというものです。

この場合、ただ漠然と「意見・アドバイスをくだ
さい」と伝えるだけではいけません。

自分がとくに「何について」悩んでいるのか、
もしくは「どんな観点で」意見やアドバイスをも
らいたいのかを伝えることが大切です。

×「来月足場作業があるのですが、何に注意すれば
よいですか」
(何に困っているのかわからないのでアドバイスの
しようがないぞ)

○「来月足場作業があるのですが、躯体からの
離隔距離をいくつにすればよいのか
足場作業の危険のポイント、の2つを教えてくだ
さい」

このように聞きたいことを箇条書きにして伝える
とよいでしょう。

4)協力

最後は、「協力」です。

「協力」は、相手に何らかのアクションを求める
ものです。

アクションを起こしてもらうためには、まず内容
をわかりやすく伝え、理解してもらうことが最低
限必要となります。

そのうえで、相手に具体的にどんなアクションを
求めているのかを伝えることが重要です。

×「発注者との協議があるので同行お願いします」
(同行の目的がわからないな)

○「発注者との設計変更の協議があります。
技術的な話になるので、技術士資格を持っておられ
る○○部長に同行いただき、変更に関する論理的
な説明をお願いします」

このように伝える目的が、共有なのか、判断・承認
なのか、意見・フィードバックなのか、協力なのか
によっても、伝える際に気をつけなければならない
ことが違ってきます。

何のために伝えるのか、その目的を今一度ハッキリ
させることからスタートしましょう。

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