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「マンション管理組合のためのしあわせデザイン通信」vol.168

■私の好きな言葉■ 
すべての確率は努力で変えられる

こんにちは。

管理組合から当社への依頼は、管理会社と
の管理委託契約の適正化コンサルティン
グが最も多いのですが、自主管理の組合
からの相談も、いくつもあります。

例を挙げると…

◎住民の高齢化で、役員の担い手不足だが
管理会社に頼むと高くなる。顧問になって
もらい、サポートして欲しい。

◎同じ理由で、管理会社委託に替えるため
のコンサルティングを頼みたい

◎新たに理事長になったが、従来の運営が
組織的ではなく、行き当たりばったりに
思えるので、プロの力を借りて改善したい。

◎管理会社への委託から、コストダウン
のために自主管理に切り替えたところ、
予想外に理事長の仕事が大変。
かと言って、管理会社に戻すのも反対の声
がある。どうすれば良いか?

一方、管理会社に委託しているマンション
から、自主管理に移行したいとの相談も
あります。

しかし、管理会社に任せていた仕事の一部
を組合員自らやることについて、
「その気になっている理事会」は、
頑張る気持ちがあっても、他の組合員は
「自分が役員になった時に、負担が増えるのは困る」
という理由から、反対する人も多く、
簡単には、その方向に行きません。

そもそも、管理会社に委託していた
マンションが、自主管理へ移行する際には
越えなければならないハードルが、沢山
ありますが、それまで、管理会社に任せて
いた業務には、組合側に見えていない面が
少なくないので、よくわかっていないのが
実情でしょう。

では、
管理会社への委託から自主管理への変更
を検討する際に、ところに気をつけるの
か?を列記すると、

・現在の管理委託業務の見える化

管理委託契約書に、業務の仕様書の記載が
ありますが、実は、これ、相当にアバウト
です。

従って、
業務仕様書と実際の作業内容と報告書の
三つを照合し、詳細な記載に変えないと
業者変更により、業務内容=業務品質が
変わってしまう恐れがあります。

実は、当社の管理適正化コンサルティング
では、この時に、更に踏み込み、従来の
業務仕様が、そのマンションにとって、
適切なのかどうかをチェックし、適正な
業務仕様書に作り替えるところまで行います。

ちなみに、今まで、数十の管理組合の業務
仕様書をチェックしましたが、
「作り替えなくても、問題のない仕様書だった」
というマンションに出会ったことはありません。

・設備保守業者個別契約書作成

今まで、管理会社が元請け会社になり、
各設備の保守会社を束ねてきましたが、
今度は、組合が直接、保守会社と契約します。

清掃業務、エレベーター保守、消防点検
受水槽清掃、ポンプ点検等の各業務を個別
契約する訳です。ただ、設備の保守を広範
囲に引き受ける
「ビルメンテナンス会社」
と契約を結ぶ方法もあります。

個別契約だと、その数だけ契約書の
チェックも必要ですが、
「総合ビルメンテナンス会社」だと、窓口
が一つになり、楽です。

ただし、総合ビルメンテナンス会社でも、
直営で全業務できるところと、そこから
下請け会社があるところの違いもあり、
それがコストの違いに表れることもあります。

・業務フローの確立

例えば、受水槽清掃では、
・事前の日程調整、
・お知らせの掲示と各戸配布、
・当日の水槽への立入清掃、
・報告書の提出、
の手順がありますが、今まで、管理会社の
ルーティーンでやっていたのをすべて
理事会が対応することになります。

このうち、当日の水槽立入には、鍵が必要
ですが、今までなら管理会社のフロント
担当か管理員(清掃員)が、管理室の中
のキーボックスから鍵を取り出し、開錠
してくれていましたが、今度は、役員の
誰かがそれをする必要があります。

また、今までは、
「何かあったら、管理会社に連絡」
で良かったので、理事も住民でも、
とにかく管理会社の連絡先を知っていれ
ば、問題がない状態でしたが、自主管理で
は、起きた事象に応じて、問合せ先も変わります。

会社側の担当者も替わるし、理事長も
替わりますから、その連絡も必要ですね。

・会計業務

毎月の管理費・修繕積立金の口座振替を
行うシステムは、組合と直接契約をして
くれる事業者が必要です。

今まで、そのシステムが、管理組合と金融
機関との契約だったのか、管理会社との
契約だったのかで、移行手続きの複雑さも変わります。

また、決算・予算は、管理会社の会計
システムで処理されていましたが、今度は
組合の会計担当者が行うことになります。

組合会計は、基本的には企業会計で、損益
計算書と貸借対照表を作成しますので、
会計ソフトを導入する方法もありますが
また会計ソフトは、1台のパソコンにしか
インストールできないケースが多いので
組合専用のパソコンを購入することも必要になりますね。

そもそも、簿記の知識のない輪番制の組合
員が会計ソフトを使ってって、経理業務を
行うのは、かなり難しいという問題もあります…。

ちなみに、当社では、このハードルを越え
てもらうために、
「現金主義(お小遣い帳)」
感覚で記帳ができるけれど、きちんと財産
管理ができるオリジナルの経理システム
を提供しています。

・理事会・総会資料作成、運営

今までは、管理会社が段取りし、議案書も
作成してくれましたが、今後は、組合が
それをする必要があります。

総会運営や議案書には、管理規約に定めら
れたルールがありますので、その知識が
必要となります。

・建物点検、異常対応

各設備のメンテナンス契約の移行は、対象
設備がはっきりしているので、漏れはない
でしょうが、建物の建築上の劣化を点検は
管理会社の直営業務のケースが多く、忘れ
やすいです。

また、実際に建物の破損や漏水があった際
あるいは、定期的な保守契約を結んでいな
いような自動ドアとかインターホン等の
故障時にどう対処するのか?どこに相談
するのか?も、その時に慌てることになる
だろうと思います。

・火災保険

火災保険は、管理会社が保険代理店である
ケースが多いので、管理会社との契約を
解除した後、どうするのか?も考える必要
があります。

管理会社にとって、火災保険は、通常、
管理委託契約先のマンションに対して
付加するもので、保険事故の際に動くのは
保険担当スタッフではなく、そのマンショ
ンのフロント担当者です。

では、他の保険代理店を探すのか?
といっても、マンションの火災保険は特殊
な分野で、これに精通している保険マンは
少ないのが実情です。

恐らく、街中の保険ショップのようなとこ
ろに依頼したら、
「できますよ」
とは言うでしょうが、実際の保険適用の話
になった時には、アテにならない可能性があります。

・夜間、休日の電話対応

管理会社との契約では、ほとんどが警備
会社との機械警備契約があり、例えば、
断水が起きた時などは、受水槽やポンプ
故障が原因なので、自動的に異常信号が
発報され、住民が電話しなくても、警備
会社が来て、一次対応をしてくれます。

もちろん、彼らが故障を直せるものでは
ありませんが、その後の2次対応をして
くれる会社や部署につないでくれます。

こうした警備会社との契約は、組合が直接
行うことができても、その後の2次対応
までのオペレーションを決めておかない
と、警備を頼んでいる意味は半減します。

以上、
いくつか重要なポイントを挙げましたが
24時間動いているマンションの管理を
不安のない状況にするには、これ以外でも
沢山の「住民では気づかないところ」
をカバーする仕組みやルールを作って
おく必要があります。

前半で紹介した例にあるように、

◎管理会社への委託から、コストダウン
のために自主管理に切り替えたところ、
予想外に理事長の仕事が大変。
かと言って、管理会社に戻すのも反対の声
がある。どうすれば良いか?

という状況にならないように、
管理会社の管理に慣れた組合が、自主管理
に替える時には、しっかりとした準備が必要です。

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◆発行人
(一社)マンション管理相談センター
代表理事 マンション管理士 馬渕裕嘉志

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