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顧問先のマンションの役員さんから、大規模修繕工事の資料や管理適正化の資料等について、役員に配布するために、自宅の印刷機で、かなり大量の印刷をしたが、この費用の清算はどうすれば良いのか?また、その時の勘定は、用途に応じて、管理費会計又は修繕積立金会計にすれば良いのか?と言う質問をいただきました。

まず、後者の管理費会計か修繕積立金会計か?ですが、修繕積立金会計で、大規模修繕工事のための活動について、会合費や消耗品などの予算計上がしてあるケースを除き、理事会活動費として、管理費会計の支出で良いでしょう。

また、領収書のない出費に関する清算は、組合側の会計処理要領は定めておらず、会計業務を委託している管理会社側の事務取扱に任せているのがほとんどだろうと思います。

管理会社側は、「使い込み」を防ぐとか、決算処理のために、振込でない支出は、相当に神経をとがらせているので、役員の立て替えへの支払であっても、領収書のない場合の扱いは、一定の手続きを定め、「明朗会計」にしているケースが多いと思います。

今回のケースのように、金額算定の不確かな支出をどうするか?については、例えば、印刷費であれば、インクジェット印刷機のマニュアルに、1枚当たりの印刷コストが書いてあれば、それを根拠にしても良いですし、コンビニでのコピー代が世間水準だとみなして、1枚当たりのコピー代×枚数とすれば良いと思います。

また、組合の用事で、車で出かけた場合は、公共交通機関の料金を請求すればよいでしょう。

これらの料金を計算し、理事会の承認を得て、管理会社に支払いを依頼すると言う手続きが、適切だと考えます。

あるいは、そういう理事会や修繕委員会の活動経費を含めて、一定額の手当を支給しているケースもありますね。

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