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「マンション管理を劇的に改善する5つの法則」(馬渕裕嘉志著)
「マンション大規模修繕工事のコストダウンを成功させる7つの法則」(同上)

「マンション管理組合のためのしあわせデザイン通信」vol.91

■私の好きな言葉■ 
未来を変えるのは、一人の本気から

こんにちは。

お盆に入りましたね。

大手のメーカーや建設会社等は、
今日から20日までの休みのところも
あるようです。

当社は、普段でも、定期の休みはない
ですし、お盆・GW・年末年始も、
「会社が休み」と言うこともありませ
ん。

365日、24時間動いている管理組
合がクライアントなので、常にオンの
状態ですし、逆に、アポイントや調査
の約束がなければ、いつでもオフにで
きます。

ちなみに、今日から15日までは、
組合の会合もありませんし、大規模修
繕工事もお休みですから、私にとって
は、執筆や企画を考えることに集中で
きる「一番いい季節」です。(笑)

なお、他のコンサルタントやスタッフ
は、この期間に限らず、いつでも自由
に夏休みを取ることができますので、
いわゆる「休みのないブラック企業」
ではないですからね!

さて、今週は、二日連続で、新管理会
社向けの「キックオフミーティグ」
がありました。

これは、管理適正化コンサルティング
の結果、管理会社を変更する場合に、
その業務開始前に、管理会社の再委託
先会社のスタッフも集めて行うミー
ティングの事で、10名前後の参加に
なります。

当社のコンサルティングは、管理会社
を入札で選んで、契約まで終えたら
「ハイ終わり」と言うものではなく、
その業務が定着し、真に組合が望む管
理委託になるまで、モニタリングし、
指導することを特徴としています。

従って、WEB上で見かける
「管理会社入札サービス」とか
「管理委託費削減サービス」とは、
まったく異なる思想です。

そのため、管理適正化プログラムの
期間は、2年間。

1年間かけて、新管理体制にし、
翌年1年間は、組合顧問として、
その体制を高品質で維持できるよう
にします。

そして、新管理体制発足時に行うのが
「管理委託業務開始キックオフミーティング」
と言うことになります。

これ、実務上のミーティグではありません。

別名

~○〇マンション~
住民の幸せデザインプジェクト
キックオフミーティング

と呼んでいます。

長いです。(笑)

内容は、2部構成。

第1部は、私の講義。
テーマは、住民を幸せにする管理業務
スタッフとしての心構えを話します。

この時には、マンション管理士の知識
やスキルは、使いません。

使うのは、
「福島正伸直伝自立型人材インストラクター」
の資格であり、何か問題が起きた時に
「ピンチ」と捉えるのではなく、
「チャンス」と捉え、
「できない理由」ではなく、
「どうしたらできるか?」を
考えて、チームで相互支援を行う考え
方を教えます。

この話のまとめは、
「これから、マンションに行く時には
恋人に会いに行く気持ちで!」

ここまでの名言(?)ができるところ
まで話を盛り上げて行くのですから、
相当「熱い」ストーリーです。(笑)

第2部は、そのマンションの特徴と
組合・コンサルタント(顧問)・管理
会社との好ましい緊張関係と信頼関
係の構築の仕方。

・このマンションは、どんな状況にあるのか?
・なぜ、管理会社を変えることになったのか?
・住民のコミュニティは、どのような雰囲気なのか?

・管理会社と顧問の業務は、どう違うのか?
・管理業務の監査は、どのように行うのか?
・顧問のポリシーは、どんなものなのか?

管理会社も再委託先会社も、まさか、こん
な内容のミーティングだと、誰も思っていません。

そもそも、管理会社の再委託先は、個々の
契約で動いているので、例えば。貯水槽の
清掃会社と消防点検会社が、顔を合わせる
なんてことも、まず、ありません。

従って、このミーティグでは、初対面同士
が沢山いるのですが、それを、4名くらい
のグループに分けて、ワークもやってもらいます。

つまり、予告のない研修状態ですが、ここ
でお互いを知ることで、単なる名刺交換で
終わらない「チーム化」も図ります。

このミーティングは、1時間半。
終了後に、感想アンケートを書いてもらいます。

下記が、実際の感想コメントです。

◎問題が起こった時の解決法。
解決できる人間と出来ない人間の話。

◎ピンチはチャンスという話が、なるほど
と思った。クレームを直接対応する営業職
なので、今後もチャンスに切り替えていきます。

◎清掃業務はよくクレームが出るが、それ
をピンチと思わずチャンスと思い業務を
行っていきたいです。

◎自立型の人材となるため必要となる
知識を得ることができました。
(手法×姿勢)

◎お客様よりも、いち早く問題点に気づけ
るよう、物件の特徴等の情報を集め、
より良いマンションライフを送っていた
だくための提案をしていきます。そのため
の勉学に励みます。

◎「より良い管理とは?」でマンションに
訪れた際に「恋人に会いに来た」と思うよ
うに今後訪問したいと思いました。
喜んで会いに来たいと思います。

最後に、新管理体制に当たって、
マンション組合員向けの一言メッセージ
を書いてもらい、それをマンションの掲示
板に貼ります。

マンションに来るたびに、これを見て、
キックオフミーティグの際の決意を忘れ
ないようにして欲しいと言う願いがあります。

当社の管理適正化コンサルティングでは、
管理委託業務仕様書を、組合主導、かつ
詳細に作り直すことを重視しますが、更に
それを行う「人」の意識が、非常に重要だ
と考えているからです。

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◆発行人
(一社)マンション管理相談センター
代表理事 マンション管理士 馬渕裕嘉志
    
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