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当方の管理適正化コンサルティングが始まったマンションで、ヒアリングすると、管理会社への不満の一つに、「理事会や総会の議事録の作成が遅い」と言う話をよく聞きます。

管理会社側に聞くと、
「自分はすぐに作成しているけれど、署名をお願いしても、理事の間での署名回覧が遅い」
とか
「修正の行き戻りが出て、回覧のやり直しがあるので、自分の力だけではどうにもならない。」

と言う愚痴も聞きます。

毎回のように遅れているのを見ている役員から見ると、管理会社の原案作りが遅いから、遅れているように見えるので、管理会社担当者の評価が下がる訳です。

かといって、管理会社の担当者が、回覧が遅いことが原因だと指摘すれば、今度は、「それを早くさせるのが、あなたの役目でしょ」と言われてしまい、可哀そうです。

で、これを是正する方法。
それは、理事会終了時に、次の期限を決めることです。
・管理会社が議事録案を書く
・役員に配布して、修正意見を出す
・それを反映して、議事録を仕上げる
・署名者に回覧して、管理会社に戻す
・管理会社が議事録を配布する

議事録案を作成するのは管理会社の仕事ですが、完成させるのは、理事会側の責任、と言う主体者意識をもって、取り組むことが大切ですね

更に、これを助けるものとして、メーリングリストや電子掲示板の活用も有効です。

ちなみに、私のコンサルや顧問先では、理事会の議事録を私も確認しますが、原則として、届いた日か、翌日までには、修正指示又はOKの回答を行うと言うルールにしています。
私自身も、早期議事録完成にしっかりと協力することも心がけています。

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