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「マンション管理を劇的に改善する5つの法則」(馬渕裕嘉志著)
「マンション大規模修繕工事のコストダウンを成功させる7つの法則」(同上)

「マンション管理組合のためのしあわせデザイン通信」vol.77

■私の好きな言葉■ 
どん底からドラマが始まる

こんにちは。

前回のメルマガで、「業務の縮小」や
「品質ダウン」ではなく、
「無駄や過剰の排除」と「適正化」による
コストダウンの実現について書いたら、その
具体的な例を教えて欲しいと言うメ
ールをいくつか頂きました。

これを見つけることそのものが、
コンサルタントの「プロの目」であり、
管理委託業務仕様書の是正の勘所です。

分かりやすいのは、「清掃」

清掃の仕様書は、管理会社が作成しま
すが、管理会社によって様式が異なり
ます。

面白いことに、同じ管理会社でも、
マンションによって細いもの、アバウ
トなものもあります。

表形式で、箇所と仕様のマトリックス
表のものもあれば、記述型のものもあります。

そこから読み解くのは、
・場所
・清掃仕様
・清掃頻度

場所は、その範囲が分かりにくいケー
スはよくあり、たとえば、「エント
ランス」と記載があるのは、「風除室」
を含むのかどうか不明?なんていう
のは、ざら。

清掃仕様は、同じ掃き清掃でも、「ゴ
ミ拾い」「拾い掃き」「掃き拭き」
等の表記があり、それぞれ、やり方が
違うのですが、実際に行われているの
は、その表記と異なることも、ざら。

頻度も、表記通りでないことも多い。

よって、まずは、仕様書と実際の清掃
内容を照合します。

これは、仕様表を携えて、清掃の間中
ずっと立会監査します。

曜日によって、大きく異なる場合は、
複数回立ち会います。

清掃員にヒアリングもします。

それに先立って、住民のアンケートで、
良いと感じるところ、気なるところの
場所、内容を聞いていますので、その
検証も行います。

これを踏まえて、仕様書の適正化を図
ります。

そうすると、例えば、週3日勤務の
清掃員の仕様書に、

玄関のガラス拭き…週2回
エレベーターの操作部拭き上げ…週2回

と記載してある場合、この場所は、
毎日、人が触る箇所で、汚れが付きや
すいので、清掃日には必ず実施する仕
様に変えます。

実際、玄関のガラスの汚れは、清掃品
質の評価を左右するので、大事です。

逆に、清掃員が、日誌を書く10分
程度しか在席しない管理室であっても、

管理室の清掃…毎回

とあれば、過剰ですから、これは、
週1回に変えます。

このような組合せにより、今までと
同じ清掃時間で、実際の美観を向上
させることも可能です。

また、共用廊下にあるエアコンの室外
機は、共用部ではないし、部屋によっ
てある・なしの違いもあるため、清掃
対象ではありません。

本来は、その部屋の住民がやるべき
箇所です。

しかし、実際には、やっているケース
もありますが、当然ながら、仕様書に
は書いてありません。

それはどうするか?は組合の議論で
決めてもらい、「すべし!」となれば
仕様書に入れます。

仕様書に書かれておらず、実際に行わ
れている清掃で、引き続きやるべきだ
と判断したら、仕様書に書いておかな
いと、清掃員が変わったり、管理会社
が変わった際に、実施されない可能性
があります。

この過程で、組合員のアンケート結果
と言う曖昧な尺度ではなく、実際の清
掃員や管理員の仕事ぶりが見えるた
め、その評価が上がることも、しばし
ばあります。

こう言うプロセスを経て、もし、
「美観を保って清掃時間の短縮が可能」
と言う判断をした場合、管理会社に申し入れ、
管理会社の見解も聞きます。

この時、管理会社側も、そのマンショ
ンの規模+清掃仕様で、清掃時間が多
過ぎたと認める場合は、相当な割合で
ありますね。

その見解も参考にして、最終の仕様を
決めます。

こんな結論になると、組合側から、
「どうして、今まで、そのままにして
おいたのか?管理会社は不誠実では
ないか!」
と言う声が上がりますが、
「それは、違いますよ」とお話しします。

何故なら、管理会社は、自社の利益の
最大化が目標ですから、わざわざ、
時間をかけて、清掃を効率化する=
売上を減らすことは、普通やりませんからね。

当社の管理適正化後の仕様を見て、
その劇的な改善に対して、
「どうして今まで…」と言う気持ちは
理解できますが、それが、現行管理会
社の評価を落とすことにつながらな
いよう配慮することも、コンサルタン
トの役目です。

こんな手間をかけ、手順を踏んで行う
ことで、初めて、管理業務の適正化が
できますから、当社側に、一律の仕様
書がある訳ではなく、マンション毎に
異なります。

従って、現行の管理委託契約書を元に、
他の管理会社に見積りを取れば、競争
で安くなるだろうと考えるのは、
管理の改善ではなく、
「安かろう、悪かろう」
になりますから、お勧めしません。

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◆発行人
(一社)マンション管理相談センター
代表理事 マンション管理士 馬渕裕嘉志

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