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「マンション管理を劇的に改善する5つの法則」(馬渕裕嘉志著)
「マンション大規模修繕工事のコストダウンを成功させる7つの法則」(同上)

「マンション管理組合のためのしあわせデザイン通信」vol.76

■私の好きな言葉■ 
やってない人ほど「やっている」と言い、やっている人ほど「やってない」と言う

こんにちは。


コンサル先の40戸クラスのマンショ
ンで、半年間かけて管理適正化を行い
年間で約270万円のコストダウンを図
ることができました。

管理会社との契約だけではなく、
機械式駐車場の保守会社との直接契
約等も対象とし、「聖域なき改革」
の結果で、削減率は、48%に達します。

これ程までの成果を出すのですから
相当シビアな節約志向で、業務を削減
し、コストダウン交渉も厳しく行った
と思われるでしょう。

しかし、実際は、コンサルタントが
最もこだわるのは、「品質」です。

「コスト削減ありき」では、絶対に
進めません。

従って、まずは、管理の適正化=現状
調査~仕様の作り直しまで、約3か月
かけます。

たとえば、清掃監査や建物設備点検業
務は、その時間中立会い、かけている
時間・人数・仕様が適正かどうかを監
査します。

それ以外の業務項目は、契約書と仕様
書と報告書とを照合し、実際にかけて
いる時間・人数と専門性とをチェックします。

並行して、住民アンケートで、不満が
ある項目、より高品質にしたい項目を
洗い出し、それを委託業務仕様書に
付加するかどうかを検討します。

また、管理会社に、この結果を投げか
け、直ちに改善できるところは、改善
し、コスト削減も、できるところから
協力してもらいます

また、現行の管理会社とも、話し合い
その意見も聞きます。

こうして成案した仕様書について、
組合の理事や検討委員との仕様検討
会議を数回行い、一つ一つの業務につ
いて、住まい手目線で、過剰な業務の
そぎ落とし、改善、強化したい項目を
上げて行きます。

このプロセスが最も大事で、この結果
新しい仕様書が完成します。

じつは、ほとんどのマンションで、
「そもそも、過剰だった」
「非効率や重複があった」
と言う点が見つかります。

例えば、清掃。
40戸程度のマンションでは、
平均すると、週2~3回。
1日3時間程度のケースが多い。

一方、新築時に設定された仕様は
週5日×毎日5時間。

清掃業務以外の管理員業務もあるの
で、時間だけを見て判断しませんが
清掃の同行監査を行い、管理員にヒア
リングしたら、「何もしない」時間が
非常に多いと言う結果。

管理員日誌を過去に遡って読みまし
たが、来訪者対応も、住民からの問い
合わせも、年間を通して、ほとんど
ありません。

もちろん、「いるだけで安心」と言う
心理効果もあるので、その点は、住民
の皆さんの意見も聞いたのですが、
結果は、
「清掃員であって、管理員と言う認識はない」
とのこと。

では、試しに、週3回×3時間の清掃
業務に変えてみよう、となりました。

これは、固定するのではなく、その後
コンサルタントがモニタリングする
と同時に、半年&1年後に、住民アン
ケートを取り、もし、絞り過ぎであっ
たら、頻度や時間を増やすと言う前提です。

これは、「過剰」を排して「適正化」
したので、品質ダウンではありません。

業務時間が減ったために、コストは間違い
なく減りますが、これは、品質ダウンに
よるものではありません。

「品質ダウン」と「コストダウン」が違う
と言うのは、このことです。

また、こうした改善は、管理会社自ら申し
出ることは、まずありませんし、住民の間
から話が出ることはあっても、
「それをやっても大丈夫?」
と言う質問に答えることが難しいでしょう。

コンサルタントが、知見や経験を元に、
マンションにとって最良の選択になると
言う信念を持って、「大丈夫です!
一度やってみましょう!」と提案して、
実現できることだろうと思います。

一番大切なのは、マンション管理は、
管理会社が決めることではなく、組合に
選択権があることに気付いて欲しいのです。

実は、管理適正化コンサルティングは、
それ自体を成功させることも大切ですが
それ以上に、このことに気づかせるのが
コンサルタントの役目だと思います。

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◆発行人
(一社)マンション管理相談センター
代表理事 マンション管理士 馬渕裕嘉志

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