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「マンション管理組合のためのしあわせデザイン通信」vol.44

■私の好きな言葉■ 
成長するほど、他人の長所が見えてくる

こんにちは。

昨夜は、岐阜市内の築10年40戸の
マンションで、管理検討&修繕委員会の
第2回目の会合でした。

このマンションでは、8月から管理委託契
約適正化プロジェクトが始まっており、
立候補及び推薦された検討委員8名が参
加されています。

第1回目の会合では、プロジェクトの進め
方の説明と、現行の管理に関して、当方が
列記したテーマごとに、フリーで議論いた
だき、皆さんが共通して感じている疑問点
や課題などを整理。

今回は、その後、1カ月間に収集した管理
関連資料の紹介と住民アンケート案の検
討、そして、現行管理委託契約の解説。

この現行管理委託契約の解説では、契約書
に記載されている管理項目について、一つ
一つ、どこにその実施頻度や実施内容が書
かれているか?を示しながら、その金額が
いくらになっているのか?を確認します。

例えば、植栽管理業務。
金額は、「月額6000円」
仕様書の別表5には、
実施回数が「年1回」
実施内容が「植込等植栽剪定、施肥、消毒」

これを解説すると、
◎年1回の植栽剪定に7.2万円支払っている。
◎実施時期は、決められていない。
◎実施対象の範囲や樹木は記載されていない。
◎報告が必要とは書いていない。
◎報告の書式も決められていない。
となります。

これを聞いた委員から、

「うちのマンションの樹木って、
少ないのに、そんなにお金が掛かる?」

「一体、何人で、何時間の仕事をしているの?」

と言う疑問が出たりします。

そこで、当社が今後行うのが、
◎管理会社の報告書の有無の確認
◎報告書があれば、その内容確認
◎植栽管理の範囲の確認
◎樹種の調査
等です。

これが「管理の見える化」

こんな風に、解説と今後の進め方を解説すると、
すべてのマンションで、
「管理の内容が、初めて分かった」
と感想を頂きます。

そして、ここからが、管理の適正化。

◎実施時期の適否の調査
◎植栽管理業務と管理員(清掃員)
の敷地管理業務の区分の整理
◎委員の評価を聞くだけでなく、
住民アンケートでも、評価を聞く

もし、評価が低ければ、現状の業務内容を
どのように変えるか?を検討します。

そして最終的に、そのマンションにとって
新しい植栽管理業務仕様書を作成します。

これを元に、現行の管理会社との価格交渉
や入札を行う訳です。

例えば、清掃業務。

3時間の清掃時間であれば、その間、
ずっと傍でモニタリングして、仕様書と
実際の業務及び報告書との照合を行った
上で、前記のようなプロセスで、新仕様書
を作成します。

従って、管理適正化コンサルティングの
最も重要な点は、コスト削減ありきでは
なく、「管理の見える化」なんですね。

これがあって初めて、
「品質を上げて、コストを下げる」
ことが出来ると言う訳です。

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◆発行人
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代表理事 マンション管理士 馬渕裕嘉志

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