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当社の顧問先マンションは、6月から8月に通常総会があるマンションが多いため、このシーズンは、当社の「顧問先マンションの管理会社に対する業務監査」のシーズンです。

まず、管理会社に対する評価アンケート。
次に、「日常清掃」や「建物設備点検」は立会い監査。
それから、すべての点検・保守業務は、その報告書の書類監査。

以上から、管理会社に業務改善依頼を行います。

清掃も建物設備点検も、担当者が変わる事は、よくありますので、昨年、Aランクだったものが、今年は、「改善点あり」になる場合もあります。

また、建物設備点検では、昨年は、問題ない箇所が、今年は、「要観察」あるいは、「早期に対応すべき」と言う状態に変わっていることもあり、それに対して、管理会社が適切に対応し、組合に報告していたか?と言う点も見ます。

この場合、よくあるのが、現地の点検者は、注意信号のある点検報告を出していたのに、管理会社のフロント担当者が、それに気づかずに、放っておくケース。

これは、現地業務従事者が、「今回、新たに異常個所を見つけましたよ」と一言添えないことが、エラーの発端だったりもします。

あるいは、理事長への報告について、フロント担当者が、自分が確認しないまま、右から左に報告書を流しているケース。

理事長だからと言って、報告書をちゃんと読むとは限りません。
むしろ、フロント担当者が、何かのメッセージを添えて、報告書を送らないと、「前月と同じ」と考えて、流し読みするのが、普通の感覚でしょうね。

いずれにしても、「管理見直し」と言う大きな改革をしても、役員は輪番制と言うこともあり、「慣れ」が生じますね。

エラー起きる可能性は、業務実施者・フロント担当者・理事料の三者に起こり得るので、当方のコンサルティグにより、管理仕様のレベルアップとコストダウンの両方を達成した状態をいかに長く保ち、かつ、更に改善して行くか?の役目が顧問業務の一つです。

今日、2つのマンションで顧問監査を行いましたが、二つとも、改善点を見つけましたので、GW明けに、管理会社にレポートを提出する予定です。

【ブログ2992日連続更新中】
(ただし、翌日に前日分を書くケース等も含んだ更新日付の連続)

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