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昨年秋に管理委託契約の入札の結果、新しい管理会社に変更した管理組合において、旧管理会社時代の「やり方」や「書式」に慣れていたのに、新管理会社に変わって、それらも変わったために、困惑していると言う話があり、住民の皆さんから率直な意見を聞く懇談会が開催されました。

たとえば、資源ゴミ収集時のケースの設置と撤収。

ゴミケースによる運用が一部にはあり、それは、月に1,2回程度。

当初、当社の調査やヒアリングでは、「ゴミ集積所の整理」と言う表現以上の細かな指定はなく、「ゴミ袋がはみ出していたら整理する」と言う理解でした。

更には、管理会社の引継ぎの時にも、その話が出ていませんでした。

結局、旧管理会社時代は、仕様にはないけれどやっていたことで、清掃員の負荷は小さいので、やってもらうことになりました。

たとえば、管理費の引落のお知らせについて。

旧管理会社は、管理費や修繕積立金と一緒の紙面で水道料金もお知らせ。しかも、ポストに投函。

新管理会社は、水道料金のみ、郵送。

郵送代が勿体ないのでは?と言う意見も。

管理会社からすれば、郵送代は管理会社の負担ですし、ポスト投函のために誰かが現地に来て、かつ、投函ミスがあるかも…と言うコストより、郵送コストの方が安いと判断しているのですが、とにかく、「今までと違う」と言うことで困惑する訳ですね。

管理委託業務仕様書には、新旧とも、「書面で通知する」ことは書いてあるわけで、品質は同じ。

ただ、住民にしてみれば、「そんな風に変わるなら、変わると言っておいてくれ」と言う素直な感覚す。

これは、委託業務仕様書そのものの問題ではなく、新管理会社の始動に合わせて、「当社のやり方は、こんな風ですよ」と言う告知をするかしないか?と言う問題です。

こんな風に見て行くと、他にも、「仕様書に書いていないけれど、大切なこと」はないか?と言う視点で、改めて、すべてのプロセスを点検する必要があると感じました。

【ブログ2908日連続更新中】
(ただし、翌日に前日分を書くケース等も含んだ更新日付の連続)


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