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昨夜、23時過ぎに横浜に入り、今朝は7時半からコンサルティング先マンションの管理見直しのための清掃と建物巡回点検の同行監査。

今、名古屋に戻る新幹線です。

活躍できるマンション管理士養成塾0期生の大浦さんと一緒に、3時間コースの清掃、1時間コースの建物点検について、「管理委託契約書・業務仕様書」と「実際に行われている業務」と「報告書」とを照合する監査です。

市原悦子の「家政婦は見た」のように柱の陰からこっそり様子を伺うのではなく(笑)、仕事の邪魔にならぬよう、ヒアリングしながら、着いて廻ります。

「いつもと同じようにやってくださいね」と言っても、そばにピタッといられたら、
「いつもと同じように」は、なかなかできませんので、会話をしながら進めることで、緊張感を解いていただく効果もあります。

また、会話をすることで、自然な動作なのか、当方を意識しすぎて丁寧にやっているのか、もわかります。

1週間あるいは1か月に1度行うことになっている作業について、盛り込まれているのかどうかと言うことも、ヒアリングで、わかります。

今まで多くのマンションの同行監査を行ってきましたが、全記の3つが、ほぼ同一であったケースは、1度もありません。

しかし、実際に現地で行われている業務が、契約書通りでないからと言って、契約違反だ!と咎めることはしません。

なぜなら、ダメ出しすることが目的ではなく、このマンションにとって、最適な仕様は何か?を導き出すための調査だからです。

多くの場合、仕様書がイマイチで、現地の清掃員の業務の方が、合理的でかつ優れています。

今後、管理会社の入札を行う際には、こうした実情を踏まえた「そのマンションに最適な仕様書」がとても大切なんです。

間違っても、従来の仕様書を右から左に投げて、管理会社に見積もってもらうことはしません。それだと、かなり高い確率で、「安かろう悪かろう」になります。

今回の監査では、清掃業務においては、「やることになっていないこと」にかなりの時間を費やし、「やるべきこと」がなされていないというちぐはぐな状態。

しかし、清掃員のレベルは、十分な高さ。
聞けば、マンションの前は、役所で7年間清掃をしており、その時は、毎年入札で、非常に品質の厳しい監視があったとのこと。

建物監査も、仕様書と現場業務が合っていません。

管理委託契約書の項目と実際現地で使われる報告書を一度照合してみると、こんな実態のマンションは、少なくないと思いますよ。

さて、これから、このマンションにぴったりの仕様書作成を大浦さんと一緒に進めて行きます。

【ブログ2860日連続更新中】
(ただし、翌日に前日分を書くケース等も含んだ更新日付の連続)


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