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コンサルティング・顧問契約件数が、40件を超え、養成塾やスマートマンション業務等も並行して走っていると、毎日、かなりの対応件数になります。

ITを使い、相当に生産性を高めているのですが、「人」を相手にする仕事が多いので、自分のペースで進めると言うことはなかなか難しい。

電話やメールの回答は、機械任せにはできません。

で、そんなにたくさんの仕事をどうやっているかと言うと、「スタートとゴールの両方から考える」と言う手法です。

「スタート」とは、来た問題から順番に、対応して行くという手法。
電話対応はもちろん、メールの返信も、この原則。
メールを読んだ瞬間の記憶は、薄れて行くばかりですから、後で、返信しようとすれば、その時にもう一度読み返して、返信することになり、2度手間になります。

「ゴール」とは、先にある予定イベントに合わせて、仕上げて行くという手法。
総会・理事会・勉強会・講座やプロジェクト管理などはこの手法。
出来る限り、直前に仕上げた方が、記憶が鮮明で、最新の状況で臨めるからです。

これ以外に、現地調査や打ち合わせもあります。

従って、ゴールを決めたら、それに合わせて「資料作成時間」をスケジュールに入れて、そこにはアポイントを入れないようにします。

特に、土日は、3~6案件あるので、木曜・金曜あたりのスケジュール管理は、かなり重要です。

もちろん、手間のかかり具合や緊急性、相手の活動時間等を考え、昼間に行うか、自動車の中で行うか、寝る前のベッドの中で行うか(笑)等の選択をするので、電話も出ず、メールもチェックせず、一つに集中したり、TODOリストに入れておく、と言う選択もします。

課題の内容と自分の業務処理時間とは、経験則で照合できるので、フラッと美術館に行く時間などは、当日の進み具合で、臨機応変に入れます。

とは言え、「寝なきゃ、十分時間がある」(笑)みたいな感覚で、徹夜したり、それでも足りず、理事会開催のギリギリ直前まで詰めるということもあります。

その時の集中力は半端ないので、近寄りがたい雰囲気があると言われますが、焦っている訳ではなく、「これでもかっ!」と言うくらい顧客を幸せにしようと思うと、そうなっちゃうんです(笑)

【ブログ2879日連続更新中】
(ただし、翌日に前日分を書くケース等も含んだ更新日付の連続)



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