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先週末に管理見直しコンサルティングが決まったマンション。

ミーティング以外で最初に行うのは、現行の管理会社訪問です。

もし、当社の進める「管理見直し」が「管理会社変更のこと」であれば、その様なことはしません。
それをはっきり伝えに行くことが大きな目的です。

と言っても、管理会社にとってみれば、現在の管理組合との契約に対して、疑問もしくは不信を突き付けられるような感じがして、決して愉快な話ではありません。

特に、フロント担当にとっては、自分の仕事ぶりが悪くて、そのような事態を招いたのではないか?会社に知れたら、成績が悪くなるのではないか?と言う心配が生じるでしょう。

そう言う組織人の気持ちは、自分が企業に属していた時の感覚を思い出せば、良く分かります。

また、マンション住民、特に現役員にとっては、今まで何かあった時には、管理会社頼みだったのですから、何となく管理会社との関係がぎくしゃくしそうで、不安になります。

過去には、住民の一部の人の管理会社に対する不信が強く、それに後押しされて、自分の正義感も高まり、かなりの対決姿勢になってしまったことがあり、その際に、管理会社を責める=フロント担当者をつるし上げるような場面を作ってしまったことがありました。

そのフロントにとってみたら、過去の担当者の不出来が原因であったり、会社の方針に従っただけなのに、組合と会社との間に挟まれて、かなりつらい思いをすることになったのでしょう。

結果、フロント担当者は、見た目にも痩せ、元気がなくなったという、苦い経験があります。

その反省が、今の「最初に管理会社に挨拶に行く」と言うスタイルを生んでいます。
できれば、一緒に住民代表の方にも同席いただき、いい形で「管理見直し」がスタートできるようにします。

そこで、伝えることは、次の通りです。

1、 管理見直しは、外部の専門家の目による「管理業務の最適化」と「競争原理」を持ち込んで、「より良い管理をより安く実現する」ためのものであり、管理会社を変更することが目的ではない。

2、 「管理業務の最適化」は、一律的な管理の方が楽な管理会社に対し、個別マンションの実情に合わせ、「今までに問題なかった」を良しとせず、無駄を排し、メリハリをつけて行くことから、業務受託当事者側では、そもそも限界がある。

3、 逆に、管理委託契約書は書いていない過剰サービス業務もあり、それが、担当者の裁量で行われ、前任者との違いに、理不尽なクレームを言われたりすることもあったとしたら、それを是正できる効果もある。

4、 たとえば、清掃に関して言えば、清掃仕様に書いてあることより、実際の清掃員の現場感覚で行われている作業の方が、適切な場合も多く、それを仕様書に反映して行く。それにより、清掃員が変わっても、同品質が保たれ、住民からのクレームが減る。

5、 今まで、再委託先(下請け)会社任せで、特に問題がなかった業務であっても、その指示書(仕様)や報告書まで細かく見るので、管理会社と再委託先との「慣れ」によって起こっている隠れた不具合も見つけるので、再委託先への指導にも使ってもらえる。

6、 上記のような「管理の見える化」を3~6ヶ月にわたり、実行して行くので、フロント担当者にとっても、改めて「管理委託契約」と自分の業務との整合性を図ったり、マンションのことをより知ることができるようになる。

7、 更に、外部の専門家の視点を見たり、より良い管理実現のための工夫を見たり、ディスカッションをすることで、フロント担当者のスキル向上にも役立つ。

8、 入札に向けて、現行の管理会社に、かなり大量の資料の提供を求め、細部にわたりヒアリングをしたり、清掃や建物点検等に同行することから、フロント担当者には、負荷がかかるが、他の入札事例でも、フロント担当者・会社側とも、有益だったと言っていただけているので、協力いただきたい。

9、 入札は、9カ月~1年後だが、コンサルティング開始以降、3か月程度を目途に、「現行の委託契約や業務仕様から、すぐにでも改善・コストダウン可能」なものは、申し入れるので、対応いただきたい。

10、 以上のように、管理会社の入札に向けて、いち早く、新しい仕様や住民側の本音や潜在的なニーズを知ることができるので、他の管理会社に比べれば、優位に立てるはず。過去の管理見直しでは、管理見直しへの協力姿勢や改善努力が積極的で、現行の管理会社への評価が高まり、結果として、入札が見送られたり、入札をしたけれども、現行管理会社が選ばれたりと言うケースもある。

11、 今まで、ぜい肉が付いていた体を体脂肪の低いアスリート体質に変えていただくことになるので、決して負担が小さくはないが、それにより、長く走り続けることができる体質になるのだと、プラス面を考えていただきたい。

12、 また、コンサルティング契約は、常設顧問契約も結んでおり、管理見直しの1年間、見直し後の定着の1年間は、理事会や総会に出席することはもちろん、日常修繕工事の提案に関するセカンドオピニオンや査定を行うので、組合とのやり取りは、すべて、顧問にもCCで送って欲しい。

13、 最後に念を押すが、当社の目的は、「マンションに住む人をこれでもかっ!と言うくらい幸せにすること」である。そのベクトルに添ったビジネスをしていただける会社は、パートナーとして選ぶべきと組合にアドバイスするが、コンサルタントが、管理会社からの便宜や利益を目的に組合を誘導することは100%ないので、ご留意願いたい。

こんな話を管理会社に伝えに行くわけです。

【ブログ2861日連続更新中】
(ただし、翌日に前日分を書くケース等も含んだ更新日付の連続)



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