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昨日は、一宮市で25戸のマンションの臨時総会。

昨年6月から始まった管理委託契約見直しにより、新たな管理体制(現行の管理会社から別の管理会社に変更する)議案が可決されました。

今回が大きな節目であることは間違いないですが、当社の管理見直しコンサルティングの特徴は、「見直しが終わったら管理が良くなり、委託費が最適に(安く)なる」と言うものではなく、コンサルティングと同時に、顧問業務が始まり、「今そこにある問題・課題」も解決することです。

このマンションの場合は、従来の管理委託契約に、いくつかの実態の不明な契約があり、かつ、契約通りの業務がなされていない項目もあり、その是正を行っており、もちろん、元々割高な委託費だったので、昨年11月の定期総会では、「現行管理の是正」で、年間100万円以上の管理委託費削減が実現できています。

その代表が、「防犯カメラ」。

管理委託契約には、「防犯カメラ業務」と言う項目があったのですが、この内容を契約書どおりに読むと、「保守契約」。
しかし、それにしては、異常に高い。

付いてる機種は、かなり古いので、リースであれば、期間満了で安くなっているはずですが、ずっと変わっていないので、リース契約ではない。

それじゃあ、レンタル契約なのか?
新築時から導入されていたので、一番最初の経緯は不明ですが、過去に遡って、総会資料を調べると、5年ほど前に、車へのイタズラがあり、防犯カメラを増設したという議案を発見。

この時の見積は、H社のもので管理会社のものではありません。。
見積書に機種の一覧があるものの、その合計金額はなく、頭に月額○○○○○円とあり、従来の「防犯カメラ業務金額に、上乗せします。」とあります。

ここにも、レンタルともリースとも保守とも書いてなく、「防犯カメラ業務」(苦笑)

しかも、機器を調べてみると、実際についているのは、H社ではなく、M社製。

ん?と言うことは、H社製のカメラの見積で、管理会社の「防犯カメラ業務」金額が増額され、実際は、M社製のものが付いている…。

で、「このカメラの所有者は誰か?」と聞くと、管理会社の回答は、「M社のものであり、管理会社とM社とのレンタル契約に、M社の保守料と管理会社の手数料を乗せたもの」。

これを「防犯カメラ業務費」として、組合と契約していると言う。

委託契約書を見ると、「防犯カメラ24時間監視」と書いてあるので、役員に聞くと、「監視センターで24時間監視してくれている」とのこと。

確かに、防犯カメラは24時間映しているので、「24時間監視」ですが、それは、「機器が動いている」ということであり、マンションの管理室に映像を写し出しているモニターもあるので、まさか、この規模のマンションで、管理会社(警備会社)の集中センターで、映像をを24時間監視しているはずがないだろうと思い、管理会社に聞くと…

「監視しているのは、レコーダーの異常信号を24時間拾うと言う意味であり、映像を24時間監視している訳ではない」とのこと。

「防犯カメラ24時間監視」と言う表現は、おかしいのでは?と聞くと、「確かにその通りで、誤解を招く表現です。申し訳ありません。」と言う回答。

想像した通りです。

これ、かなりおかしな話ですが、24時間監視してくれるなら、この高い金額でも納得できる、と思わせる表現で、住民では、見抜くことができない…。

そもそも、管理会社の担当者も、契約内容と実態との辻褄が合わないことを把握していないので、私の質問になかなか答えることができず、こちらから、3回ほど、追加質問をして、回答が二転三転…ようやく、この全貌が判明したという次第です。

ここで判明したのは、M社は、エレベーターの保守会社で、かつ、その他の火災報知器等の遠隔監視業務もしており、実態は、防犯カメラの遠隔監視は、その中のひとつだったと言うこと。

その実態の通り、全体の遠隔監視業務に防犯カメラの遠隔監視項目を入れておけば、「監視業務の一つ」になって、料金はグッと下がるはずなのですが、それがあたかも独立した監視業務であるかのごとく、「防犯カメラ業務」と言う項目で金額が定められていると言うこと。

これが明らかになり、是正を求めると、委託費は、月額で約1万円下がりました。

ただ、これでもまだまだ高い。

古い機種でも、管理会社とM社との間は、硬直的な「レンタル」契約のため、管理会社が中間マージンを下げても、コストダウンには、限界があるのです。

ちなみに、M社は、この管理会社よりも大きな会社で、組合が直接契約しても、全く問題がありません。

そこで、「防犯カメラ業務」は、管理会社との契約を解除し、仕様を統一(性能の大幅アップ)して、M社を含めたセキュリティ専門会社で、「保守付リース契約」として、競争入札を実施。

結果は、前述した昨年11月の第1段目の値下げ幅1万円から、さらに8千円下がり、当初から約40%、年間で約20万円もコストダウンしました。しかも、機器の性能は、格段に上がり、リース期間が終了しても、使い続けることができるレベルです。

以上を踏まえ、今回の臨時総会では、防犯カメラに関する独立した第1号議案として、上程しました。

この議案が全会一致で議決されたことは言うまでもありません。

では、管理委託費全体では、どんな結果になったのでしょうか?(続く)

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