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 昨日は、各務原市の20戸のマンションで、管理会社変更に伴う引継のための理事会を開催しました。

 昨年6月から管理見直しに着手し、新たな管理業務仕様書を作成しで、約10社の管理会社による入札を実施し、選ばれた新会社と現在の管理会社の引継ミーティングです。

 新管理会社を決定したのが、昨年11月末。新管理会社への切り替えは3月1日です。

 引継ミーティングの前に、あらかじめ、新旧管理会社同士で、書類の確認や鍵の引渡しスケジュール等は確認、調整いただき、交代まで残り1カ月となったところで、実務上の引き継ぎがきちんと行われているかどうか、懸案事項が引き継がれているかどうかのチェックを行います。

 これを交代時の寸前にやると、引継が不十分でない状態で、実際の交代時期を迎えてしまうケースもあります。現在の管理会社との管理委託契約がある間であれば、管理組合から、引継の件で、強く言えますから、タイミングとしては、このくらいの時期にやるのが適切だと思います。

引継は、次のような手順で行います。

①新管理会社社から、書類引継状況の確認
 今後の書類引継、鍵の引継スケジュールの確認
②組合との直接接契から新管理会社との契約に変わる項目の引継状況確認
③現管理会社から、引継懸案事項の説明
④組合から、懸案時事項に対する要望の伝達
 不足している懸案事項の提示
⑤組合から新管理会社への要望

 この引継ミーティングを行うと、現在の管理会社の管理品質のレベルが非常にはっきりわかります。

 一定のレベルに達している会社は、普段から書類の整理もキチンとしているので、書類に過不足は、あまりありません。

 懸案事項についても、リスト化してあり、直近の点検等で見つかった問題も、長年申し送りされてきた課題も、認識されています。

 今回はと言うと・・・
  引継書類については、長期修繕計画書や修繕履歴、点検報告書など、とりわけ設備や建物の維持に必要な書類が引継書類リストの中に入っていません。

 懸案事項については、私や理事会が把握している7項目程度の事項に対して、直近の1項目のみしか挙げられていませんでした。

 この管理会社は、新聞等にも広告を出している、地元を代表する管理会社ですが、当社が管理見直しコンサルティングを受託して、当時の管理業務の実施状況を調査した初期のころから、管理品質が低いことが見つかっていましたので、やはり・・・という感じです。

 一方、実は、引き継ぎを受ける会社の実力も、引継の時の配慮の程度で、垣間見ることができます。
 一言でいえば「突っ込みの程度が強いかどうか」です。

 まあ、管理会社同士で、お互い、「その程度」という実情を把握していると言えるかもしれませんが、現在の管理会社が、「これが引継書類です」と渡されたら、それで終わりと言うのでは、頂けません。

 本来あってしかるべき書類がないのであれば、相手に対して、新築時の販売会社とのやり取りに遡ってでも、探すことを要請する強い姿勢で接してもらいたいですね。

 それでもないと言うのであれば、「ないことの事実」を管理組合に伝えて、新管理体制に当たって、それらをどうするのか、検討すべきでしょう。

 いずれしても、普段のマンションライフにおいては、管理会社の管理品質の良し悪しを意識することは少ないでしょうが、支払っている委託費に見合うだけの仕事をしてくれているのか?を専門家に依頼して点検すると、見直すべき点が出てくるマンションは、少なくないと思います。

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