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 この週末に、四日市の40戸のマンションで、半年間かけて推進してきた「管理委託契約の見直し」について、新しい管理体制が承認されました。

総会251208総会での管理会社のプレゼンの様子


今回は、管理会社による入札の結果、現在の管理会社が引き続き、管理を継続することになりました。

現在の管理会社は、この動きが出た当初、非常に強い危機感を持たれ、直ちに、管理業務の刷新に着手。

担当者を替え、当社が実施した管理業務仕様の見直しのための現状の管理業務調査・分析で出てきた問題点について、新仕様書が完成するを待たずに、順次改善対応し、それに合わせて、管理費も値下げ。

しかも、通常、3ヶ月前の予告が必要な変更開始について、翌月から対応していただき、それまでの組合からの不信感を徐々に払拭してきました。

そして、入札においても、初回の見積り結果で提示した全体の平均、最小、最大値を見た後の再見積り提出において、非常に頑張った金額を提出。

何としても、このマンションの管理受託を継続したいと言う強い意志があり、支店長自らプレゼンに来られ、会社として、改善を約束されました。

もちろん、理事会・管理検討委員にすれば、一旦「ノー」を突き付けた現行の管理会社を再度選んだと言うことを組合員に認めてもらうのは、容易ならざることを知っていますので、審査会では、非常に厳しい質問がありましたし、それを総会では、更に突っ込んだ内容にベージョンアップして、再度質問。

実際の質問は、下記の通りです。

Q1.管理費の値上げについて

・馬渕先生の「10年間業務品質保証」が有るので、値上げについては極めてハードルが高いけれども大丈夫か?

(備考)「10年間業務品質保証」とは、大幅なインフレの伸長、消費税のアップ、法改正等による自然増を除く値上げの申し入れがあった場合は、無償で再度、管理委託費見直しコンサルティング(=入札)を行うこと。

Q2.減額の根拠について
・7月時点での業務委託費は月額○○万円(税抜)→8月より□□万円。8月よりの減額▲万円は「それまでの不手際に対し、会社の利益の中から返還する」と伺った。
10月と12月、そして今回の大幅な仕様変更にて、最終的に落札金額は◎◎万円(税抜)となったが、減額の根拠を説明して頂きたい。
又、この金額で品質を下げずに管理を行う事が本当にできるのか?も伺いたい。
・組合としては安かろう悪かろうは絶対に困る。

Q3.フロント担当の任期・引継について
・御社では、社内的に担当期間に決まりが有るのか?
・当マンションの場合、6年間に10人担当が入れ替わった。中には明らかに引継ぎ不十分。又知識・能力面に於ても疑問を感じる担当もいて組合としては非常に困った。今回は馬渕先生の緻密な仕様に基づく契約内容にて、一定の業務はやって頂けるものと安心だが、やはり担当者次第の面は有ると思う。
現在の◎◎さんに長く担当して頂く事を希望している。

Q4.管理員指導・代行者について
・管理人への指導は誰がするのか?又、急な休みの場合の対応は?(以前は有休制度が有り代勤なし)
担当者等による清掃品質のチェックは、どのタイミングでどの位の頻度で行うのか?

Q5.専有部へのサービスについて
・専有部の設備故障などの問合せが有った場合の対応は?又、専有部へのサービスは今後どのように考えているか?

Q6.入居の際の対応について
・新しい管理契約では、新たな組合員だけでなく、賃貸で入居する人にも規約や生活ルールの説明をしてもらうことになったが、管理会社として、賃貸人への対応はどこまでやるのか?

Q7.管理費等の滞納者対応について
・新しい仕様書では7日10日20日40日2ヶ月と段階的にきめ細かく決めてあり、この段階までは管理会社の委託業務の範疇(理事長又は理事会を経ずとも)で自動的に電話または訪問等、今後は必ず直接コンタクトを取り対応するとの認識でよいか?
(従来は月一電話のみ→連絡つかなくとも振込用紙の送付以外アクションなし。又訪問対応の項目は無く、理事長からの依頼が有れば考慮する、との事だった)

Q8.議事録の配布までの期間について
・議事録の配布については、開催後どの位の期間とみているか?
・5期総会議事録の配布は2ヶ月後、6期は12日後。◎◎氏担当後は、原案作成1~2日と非常に処理が早い。 (合)・「回答」

Q9.新仕様書での管理開始時期について
・新仕様書を前倒しで、来年1月から適用してもらえないか?(本来なら3ヶ月前の事前通知が必要)

Q10.業務に当たり何を一番大切にしているか

・■■社さんは当マンション管理組合より一旦ノーを突き付けられた訳で、今回の入札で再度チャンスを、と言う結果になったけれど今まで何が問題だったと思うか?
また今後当マンションの業務に当たり、何が一番大切だと考えるか?

このような厳しい質問に、キチンと誠実に回答をされて、総会では、満場一致で現行の管理会社の継続が決まりました。


 管理品質は、従来に比べて、品質が改善され、マンションにジャストフィットしたものとなり、管理委託費は、年間で208万円(従来費▲47%)のコストダウンとなりました。

 この結果、長期修繕計画における組合財政は劇的に改善され、修繕積立金の値上げは、必要ないと言う状況となりました。

 理事・管理検討委員の皆さんの努力のおかげで、ホントに良い仕事ができました。
 素晴らしい成果に、おめでとうございます!

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