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 マンション管理業務委託契約の見直しをする際には、現状の管理業務を調査し、分析し、その内容がマンションに最適かどうかを確認します。

 その元となるのが、「業務仕様書」なのですが、それがないケースが非常に多いですね。

 正確に言えば、極めてアバウトで、例えば、「植栽管理=剪定・施肥・雑草取り・ゴミ拾い」と書いてあるだけ。

 その植栽が、敷地内のどの部分を指すのか、わかりませんし、報告書がないケースもあり、あっても、紙切れ1枚に「業務を実施しました」とあるだけで、ビフォー・アフターの写真は付いていません。

 で、実際敷地を見ると、植栽部分はわずかで、高木もなく、恐らく、管理員(清掃員)が、日頃から目を配り、延びてきた枝葉を切れば、十分なケースもあります。

 しかし、業務内容のチェックがなされていないので、その程度の仕事に、10万円近くも払っているケースがあるわけです。

 そう言うことを全ての業務について、調べるために、毎月行われる清掃や点検などは、同行して調査するのですが、1年に1回しか行われないものは、管理会社のフロント担当者に、実際はどうなっているのかを教えて欲しいと依頼します。

 そうすると、驚くことに、「知らない」と言う返事の場合もあります。

 「知らないでは、今の業務仕様が最適かどうか、また、支払っている委託費が適正かどうかもわからないでしょう。下請け業者に聞いて、きちんと報告して欲しい」
とリクエストすると、管理会社の担当者は、大きく次の二つのタイプに分かれます。

 一つが、自分がそう言う実態を知らないことを反省し、これを機会に、業務内容をきちんと把握しようと動く人。こう言う人は、それまでの管理が多少問題があっても、当社のコンサルティング期間中に、汚名挽回して、組合側に「管理会社を変えなくても良いか・・・」と言う気持ちが生まれます。

 二つが、非協力的な担当者。1ヶ月以上、回答がないケースもあります。理由を聞くと、「一人で沢山のマンションを担当していて、忙しい」。

 更に催促すると、「それを知らなくても、下請け会社は、ちゃんとやっているから、問題ない」と言う。

 こう言う経緯を理事会ですると、「今まで、どんな仕事にいくら払っているか知らなかった自分たちにも問題はあるが、あまりに自分たちを馬鹿にしている」と言う評価になってしまいます。

 こんな担当者だと、管理会社の入札を実施する前に、今の管理費の是正の要求となったり、更には、過去の管理費も返せと言うことも、あります。

 その担当者が、普段、どんな姿勢で仕事をしているのか?ということ以上に、実は、そう言う担当者を生んでいる会社の社員教育や日常の業務における会社のバックアップ体制にも、問題があります。

 多くの担当者は、会社や先輩の指導の中で、「それで問題ない」と思って仕事をしているのですから。

 しかし、管理は見直しの余地がある、管理会社も、新築以来ずっと同じではなく、変更することもできると知ったマンション管理組合にとっては、受けているサービスに対して、対価が妥当なのかどうか、あるいは、同じサービスをもっと高品質で、低価格でやってくれるところはないのかが知りたいのですが、それが、現行の管理会社に通じないことがあるので、困ったものです。

 管理委託契約を白紙に戻して、スタートラインに立ってもらうことになっても、これまで長年に渡って管理してきた実勢がある分、現在の管理会社は圧倒的に優位なのですから、管理見直しコンサルティング中に、積極的に協力して、自らより良い管理、コストダウンになるように努力すれば、最終的に、見積もり価格が一番安くなくても、選ばれると思います。

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