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困難は人を強くする
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こんにちは。

新型コロナウイルス問題で
多くの管理会社、管理組合から
理事会、総会開催をどうしましょう?
と相談が来ています。

特に悩ましいのが、定期総会。

区分所有法では
1年に1回開催することが定められ
管理規約では新会計年度開始後から
〇カ月以内に開催すること、と定められています。

また、いずれも、例外規定はありません。

つまり、開催できないような緊急事態を
想定していないということですから、
必ず開催しなさい!ということです。

では、開催しなかったら罰則は?

実は、区分所有法第71条に
総会で管理事務の報告をしないと
「20万円以下の過料に処する」
とあります。

対象は理事長です。

過料とは、行政上の違反金なので
刑罰ではありませんから、犯罪者に
なるわけではありませんし
過去に、このような罰則を適用された
というニュースを見たことはないので
現実的には適用されないでしょう。

じゃあ、どうすれば良い?

管理会社の業界団体では
2月27日に
「マンション管理会社の感染症等流行時対応ガイドライン」
を発表し、そこでは
「管理組合においても感染が拡大する
ことを危惧し、集会等の延期や開催中止
を検討し、そのことについて管理会社に
対して相談が寄せられることも予想されます。

その際には収集した情報の提供を行い
居住者の安全を確保するために、場合に
よっては集会等を延期、中止することも
止むを得ないことをアドバイスする必要があります。」
と書かれています。

つまり、
「相談があったらアドバイスする」
というもので、基本は、管理組合側の意思
に任せることになります。

しかし、組合側も、
「事態が落ち着くまで延期したいが、
延期すると、今度は理事長(理事会)
としての責任を問われてしまうのでは?」
と悩むことになります。

ここで出てくるのが
「集まるのが問題なのだから
集まらずに総会を開催すれば良いのでは?」
というアイデア。

だって、毎年の総会も、
委任状か議決権行使書が大半で
総会を開催する前から
議案が可決されている状態でしょ!
という理由です。

確かに、その通りですが
「総会を開催するけれど、書面提出による参加が多い」
ということと
「総会そのものを書面決議だけで行うこと」
とは、大きく異なります。

後者は、管理規約に
「書面決議」
として、明確に定義され
区分所有者全員が書面決議で良いと
賛成しなければなりません。

つまり、全員の意思表示が必要なのです。

そもそも、毎年の総会では
出席・委任状・議決権行使書で
全員分が集まることは、まずない!

そんな状況で、書面決議は不可能。

では、総会開催通知を出して
「出席しないで、委任状か議決権行使書の
どちらかを出してください」
と書けば良いのでは?と聞かれますが
それは、実態が書面決議を求めたことに
なるので、NGです。

よって、総会を開催すると決めたなら
「出席される方は、事前の手洗いと
マスク着用をお願いします。

体調が悪い方、健康不安のある方は
出席せずに、委任状や議決権行使書に
よる参加・意思表示も可能です。

役員、顧問、管理会社は全員マスク着用
をご容赦願います。」
と注意喚起を行う。

「必ずマスク着用を!」とか
「出席せず、委任状・議決権行使書を提出すべし!」
という強制的な表現を使わないことが重要です。

そして、会場では、多少寒くても
窓を開けること。

こういったことで、できる限りの
感染防止を図ることが大切になります。

一方、理事会は、
そもそも委任状も議決権行使書も認めて
おらず、必ず会合を開催することを前提と
しています。

こちらについては
少人数でのコミュニケーションならば
ライングループ、メールでの討議や
議案書の回覧で承認を行い、後で議事録の
体裁を整える運用もあるでしょう。

実際、平時の理事会でも、出席者が定足数
に足りず、上記のような運用で対処する
ケースはよく見ます。

マンション管理士として
規約違反を認めるのはどうなの?
と指摘されるかもしれませんが
こちらは、総会を開催しない場合と異なり
罰則はありませんし

意思決定のプロセスがきちんと記録に
残ることを条件に、許容して良いのでは?
と思います。

今回の新型コロナウイルス騒動では
今回取り上げた問題以外に
◎組合は、感染予防のための対策をとるべきか?
◎マンションの住民に感染者が出たら組合はどうするのか?
等の問題も考察することになりました。

それについては、次回以降で述べたいと思います。

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◆発行人
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代表理事マンション管理士 馬渕裕嘉志

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