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「マンション管理を劇的に改善する5つの法則」(馬渕裕嘉志著)
「マンション大規模修繕工事のコストダウンを成功させる7つの法則」(同上)

志村けんさんが、新型コロナウイルス感染で死去のニュースは、衝撃でした。

私が小学生の頃、全盛だった「八時だよ、全員集合!」の時から知っているタレント。

学校では良く真似をしました。

「ファン」という言葉はピンと来ないですが、「東村山音頭」は今だって歌えるし(笑)、そんな身近なコメディアンとしての存在感が大きな人でしたね。

今まで、そんな笑いを届けてくれたことに感謝。
あれだけ元気な人が、70歳だったんだ、ということに、自分の年齢の若さに気づいたことが感謝。
元気でも、新型コロナウイルスは危険だよ、もし死亡したら、お通夜もできない、棺桶にも近づけないような別れになると、警鐘を鳴らしてくれたことに感謝。

ご冥福を祈ります。

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「マンション管理を劇的に改善する5つの法則」(馬渕裕嘉志著)
「マンション大規模修繕工事のコストダウンを成功させる7つの法則」(同上)

昨日の続きです。

「貴マンションの管理規約では、水道料についても、使用者が賃借人でも、その使用料は、
区分所有者に請求することが、定められています。
(他のマンションでは、水道使用料のみ賃借人から口座振替するケースもあります)」

のところで、
「もし、水道使用料を口座振替で賃借人から直接支払ってもらっているなら、時間貸し駐車場使用料も同様にすれば問題ないのでは?」という質問。

実務的には、管理会社がイエスと言えば、可能です。

ただし、もし、滞納があったら、その督促は管理会社がどこまでやってくれるのか?は聞いておく(決めておく)必要があります。

それは、水道使用料も同じことです。

組合にとって財産保全上、間違いないのは、賃借人が2カ月以上滞納した場合は、区分所有者に支払ってもらうことを最初から第3者貸与届に記載しておくことでしょうか。

とにかく、管理組合にとって、賃借人への特別な配慮を行うために、管理委託費が上がったり、自分たちの負担がふえることは、避けたいところなので、ルールは、シンプルな方が良いでしょうね。

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「マンション管理を劇的に改善する5つの法則」(馬渕裕嘉志著)
「マンション大規模修繕工事のコストダウンを成功させる7つの法則」(同上)

【質問】今まで、無料で使用できた来客用駐車場を、今度、有料化します。利用料の集金は、管理費等と一緒に、口座振替ですが、賃借人の利用料はどのように徴収すれば良いでしょうか?

【回答】
管理規約では、区分所有者は、組合に対して、管理費等を支払う義務がありますが、賃借人は対象外です。

貴マンションにおける管理委託契約上、管理会社は、賃借人からの料金徴収は、
行うことはしませんし、ましてや滞納督促は行いません。

水道料についても、使用者が賃借人でも、その使用料は、
区分所有者に請求することが、定められています。
(他のマンションでは、水道使用料のみ賃借人から口座振替するケースもあります)

その後、区分所有者が、賃借人に請求することになります。
(賃貸料に含む設定かもしれませんが、組合の関知することではないです)

従って、賃借人が駐車場を利用した場合でも、
課金する相手は区分所有者であり、区分所有者が
賃借人から賃料と一緒に徴収することになります。

なお、
運用方法としては、賃借人のみ前払いに限るという
方法も考えられますが、管理員は現金を扱いませんから、
役員で受けとるか、振込か?・・・となり、現実的ではないです。

従って、現時点のルールでは、
そもそも、駐車場有料使用の便宜提供は、
区分所有者に対してのものなので、
賃借人に適用することを想定していないことになります。

実際は、誰が使ったかは不明ですから、賃借人が使っても、
利用申込書に書かれた部屋番号に従い、組合は、粛々とその区分所有者に
請求することになりますので、特段、「賃借人の利用の場合にどうするか?」について、
議論するまでもないと言えます。

ただし、規約や管理委託契約から、当然、そう読み取れるとしても、
外部区分所有者にとって、
いきなり、賃借人の駐車場使用料を組合から請求されると驚くでしょうから、
「駐車場使用が有料になったということは、つまり、そう言うことになりますよ」
という告知は事前にしておいた方が良いですね。

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「マンション管理を劇的に改善する5つの法則」(馬渕裕嘉志著)
「マンション大規模修繕工事のコストダウンを成功させる7つの法則」(同上)

沖縄にある築1年目、70戸規模のマンションとのコンサルティング契約が総会で承認されました。

内容は、管理適正化コンサルティング、築2年目アフター点検インスペクション、長期修繕計画の作成。

これまで当社との契約で築年数が最も若かったのは築2年目なので、記録更新です。

この発端は、新築1年目アフター点検の時に、いくつかの問題が見つかり、販売主とその子会社による点検では、事業者有利に話が進められてしまうという危機感を理事メンバーが持たれたことや、将来、4倍以上に値上げされる予定の修繕積立金計画になっており、一方で、大型の機械式駐車場のリニューアル費が見込まれてないこと等への不安。

沖縄県内で、アドバイスしてくれそうな専門家を探した結果、地元では見つからず、当社にたどり着いたとのこと。

当社の最初の沖縄の顧客マンションは、同じブランドの60戸台、築4年、機械式駐車場ありなので、状況が似ており、また、現在、沖縄マンション管理組合支援プロジェクトで、沖縄への交通費や宿泊費をシェアできることも追い風になり、理事会での勉強会を開催。そこで高い評価を頂き、続いて、住民向けの勉強会を開催。

そこでも、コンサルティング契約への賛成の声のみが上がりました。

結果、第1回定期総会でのコンサルティング契約議案の上程。

勉強会では、当社のコンサルティングの内容を十分伝えることができ、質疑応答の時間もたっぷりあるので、参加者には当社との契約の有用性を理解いただけましたが、総会では、勉強会に参加されていない方もおられるので、色々な質問が出ます。

総会は、理事会が決めた方針(議案)を議論する場ですから、当方が出しゃばることは控え、基本は、理事会メンバーが質問に丁寧に回答いただき、最終的には、当社との契約を承認頂きました。

当社から、あらかじめ理事長に伝えたのは、総会での反対者には、是非、その後の管理検討理事会に参加いただき、一緒に議論いただくよう呼びかけてくださいね!ということ。

沖縄では、コロナウイルスの感染拡大が止まっているとは言え、広い会場で、窓を開け、出席者の席を離しての開催となる中、当社のコンサルティング契約議案は、1時間もの長い議論をいただけたことは、組合員の意識喚起の意味で、大変、意義あることです。

4月から始まるコンサルティングにも、気持ちがグッと入りますね。

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1月からコンサルティングと顧問契約が始まったマンションでは、当方との契約前から、組合運営改善のために、役員任期を1年交代から2年、半数改選に変更する議論がなされていました。

合わせて、役員の立候補制と輪番制の設定、役員就任拒否者や役員期間中に理事会への参加が極端に少ない役員に対する「組合協力金」の課金を検討。

一連の総会議案は、管理規約改定や役員選任に関する細則の制定など、かなり苦労した跡がうかがわれました。

結局、1度の総会では採決に至らず、2回目の総会で承認。
その内容は割愛しますが、承認後、間もなく定期総会で、その実運用が始まるに際し、役員の立候補を受け付ける段になって、管理会社が作成する案内文に色々と不備があり、役員から多くの指摘が…。

管理会社も、他のマンションから持ってきた案内文書を安易に流用したところもあり、役員側も必ずしも、規約類を完璧に記憶している訳ではないことから、時々、話がかみ合わないところがあったり、規約類を作成した時には、「そこまで考えていなかった」という点もあり、という状態。

組合側にとっては、運用面は管理会社がしっかりやってくれると思っているのに、いかにも準備不足に映ります。

とにかく、仕組みを変える時には、規約類の条文の整合性を取るだけではなく、運用においても充分なイメージをして、準備をしておかないと、混乱することがあるものだ…と感じた次第です。

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第1回の大規模修繕工事の小規模マンションで、足場を掛けてタイルの調査を行ってみたら、当初予想より、タイルの浮きが多いという事象発生。

元々、良く言われる築12~15年目の周期を超えているマンションで、通常より工事時期を延ばしてきたのは、管理会社の提案する大規模修繕工事費が半端なく高くて、資金が1000万円以上足りないという事情があり、建物の状態が良かったからという理由ではありません。

しかし、当社と出会って、談合なく、品質を上げてコストを下げるMACM方式を知り、管理会社主導の大規模修繕工事を止めて、当社にコンサルティングを依頼。

まずは、借り入れを最小限に抑える概算予算を作成。

そして、そこから、MACM方式で入札を行い、借入れなしで工事を実施できるところまでたどり着きました。

ただ、建物調査の段階で、タイル浮きが多そうだとの予測があり、一定の予備費を設定。

足場を組んで全面調査したら、予想よりも多くのタイルの浮きが見つかったのです。

ここからが再度、MAKSの出番。

タイルの浮きの場所、エリア、浮き方を再調査し、いかに安全を確保しつつ、注入工事か張替えか?注入工事のピンニング間隔はどの程度にするか?等を検討し、コストを安くできるかを模索。

例えば、ベランダ内のタイルは、腰から下の浮きについては、張替えに相当する浮きでも、ピンニングにするとか。

改めて、他の工事の中から、見送っても良い工事はないか?も模索。

安心とコストとを天秤にかける難しい仕事です。

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東京都の小池知事が、週末の外出自粛を要請したことを受けて、マスコミのニュースで流れたのが、スーパーマーケットに並ぶ行列や食料品の陳列がまばらになった棚。

行列と言っても20人程度だし、恐らく、スーパーマーケットの陳列も、あえてまばらになったところを映しているにすぎないでしょう。

生産や物流が滞ったというなら、確かに、報道のネタになるのでしょうが、こんなおっちょこちょいの人の動きを追う必要ってあるのだろうか?このようなマスコミのニュースは、新たな買いだめを生むことになる可能性が十分あることを心配しないのだろうか?と不思議に思います。

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「マンション管理を劇的に改善する5つの法則」(馬渕裕嘉志著)
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私の愛読メルマガ「V字経営研究所 代表 酒井英之先生著」に非常に共感できる記事が掲載されたので、是非、紹介したく!

『トップにしかできない3つの役割~五輪延期決定に学ぶ~』

オリンピックの来年に延期することが決定しましたね。
私は家族での観戦を楽しみにしていただけにとても残念です。
きっと、同じ思いの人も大勢いることでしょう。

今回のこの決定で、私は組織における
「トップにしかできない役割」を3つ再認識しました。
今号では、その点について解説したいと思います。

第1は、「中止や延期という決断は、
トップにしかできない」ということです。
下の者でできることは、トップの判断材料として
「現場には『止めた方がいい』と言う意見がある」ことを
伝えることだけです。

もし、下の者が「止めた方がいい」といえば、
「お前はやる気がないのか。
他にも頑張ってる人がいるじゃないか。
やる気がないならあなたが辞めろ」と言われるだけです。

実際に JOC の山口香理事が 、
「私の中では延期しないで開催するという根拠が見つからない」
との発言をした時に、山下泰裕会長は
「安全、安心な形で東京大会の開催に向けて
力を尽くしていこうというとき。
一個人の発言であっても極めて残念」と語っていました。
https://www.sanspo.com/sports/news/20200321/oly20032105040002-n1.html

会社でも同じです。
業績の悪い部門を率いる事業部長や赤字続きの支店の支店長は、
内心では「もうこんな事業や支店は畳んだ方がいい」と
思っているかもしれません。

が、それを口にした途端、
その責任者は更迭されるでしょう。
トップが「何が何でも黒字にせよ!」と指示されたら、
サラリーマンは「はい、やります!」としか
答えようがありません。

さらに「まだ黒字にならないのか。何をやっているんだ!」と
咎められたら、
「もう一度チャンスをください!次は必ず黒字にします!」と
応えるしかありません。
サラリーマンは、絶対に自分から諦めることが許されないのです。

延期あるいは中止という結論は、
どんな組織であれ、トップにしか出せないのです。

後はそのタイミングです。
人は不安を抱えている時に最も弱くなります。

自分の体のことを考えてみてもわかりますが、
自分が病気かもしれないと思い悩んでる時が最も弱いです。
が、診断結果が出て、「自分が病気だ」と判明したら、
そこから先は「この病気と闘うぞ!」と開き直るしかありません。

事実が判明したら、人はそうした強さを発揮します。
逆に言えば、非生産的な不安な時間を最小限に抑えることが
とても重要なのです。

このタイミングでの発表は、
「ひょっとしたら中止になるかもしれない」という、
絶望感を吹き飛ばす上で大変効果的でした。

第2に、次のゴールを示してくれたのは、
選手にとっても市民にとっても大変ありがたかったです。

時期は未定ながらも「21年の開催だ!」と
次のゴールを決めていただいたので、
関係者はこれからこの新たなゴールに向けて
調整に入ることができます。

もちろん様々な迷惑を被る人もいるでしょう。
この夏の収入を当てにしていたホテルや旅館業、
旅行業他、多くの方が大変な思いをすると思います。
さらに21年にさまざま予定を組んでいた方々も
それを見直さざるを得ない状況にあるでしょう。

ただ、そのような人たちにいちいち了解を取っていては、
事は全く前を進みません。
このような時はそれぞれの業界のトップの話を聴き、
ひと言「悪いようにしないから。自分に一任してくれないか」と
言うしかありません。

そういって信じてもらえるだけの関係を
日頃から作っておくこともトップの重要な仕事です。

もうすでに「2021年だ!」ということで動き始めた人がいます。
サッカー日本代表の森保監督は
「不安も動揺もない。積み上げはできている。
決まったレギュレーションで最善を尽くす」と
昨日のインタビューで語っています。
https://mainichi.jp/articles/20200317/k00/00m/050/180000c

言いたい事は山のようにあるのでしょうが、
ゴールが見えれば人はそこに集中できます。

トップによる新たなゴール提示は、
どんな組織であれ、関係者全員にとって
集中力の引き金なのです。

第3は、2021年に行われる大会の意義について
新たな意味づけを行ったことです。

2020年の東京オリンピックは「復興五輪」という
大義名分のもとで勧められました。

21年の五輪はそれに加えて、
「人類が新型コロナウイルス感染症に打ち勝った証」という
大義名分で行われます。

戊辰戦争の時、薩長軍が掲げた錦の御旗が官軍の象徴になり、
多くの諸藩が薩長軍に協力しました。
「公のため」という大義名分には、様々な反対意見を封じ込め、
一つの方向に人を巻き込んでいく力があります。

今回の「人類が新型コロナウイルス感染症に打ち勝った証し」との
大義名分は、人々の心を21年開催で一つにする上で、
十分説得力があるように思います。

この錦の御旗は、経営で言えば理念に相当するものです。
企業内でもこれを発信できるのはトップだけです。
トップが発信するからこそ、みんなが信じてついていけるのです。

以上、今回の五輪延期の決定から学ぶ
「トップにしかできない仕事」をまとめますと、
1.中止または延期の決断とスピード
2.新たなゴールの提示
3.より力強い大義名分の提示
の3つとなります。

是非、トップと呼ばれる立場の方は、
自分のマネジメントの参考にして下さい。

中止や延期の決断には、必ずマイナスの側面がついて回ります。
ただ、どんなピンチの時でも「これは何のチャンスかな?」と考えて、
ピンチをチャンスに変える V 字アップ力を誰もが持っています。

あなたの会社にも、取引先の会社にも、
あなたの会社の社員の家族にも、必ずそのチカラがあります。
だから人類は、いくつもの困難を克服し、
何千年もの間、成長し続けてきました。

そのチカラを信じて今の苦難を克服し、
21年開催に向けて、集中力を発揮していきましょう。



私も、今回の件で、沖縄や京都への出張を寸前で取り止め、テレビ会議にしましたが、トップとしての「決断」の重要さを痛感しました。

新がたコロナウイルス問題が続く中、「決断」の連続です。

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「マンション管理を劇的に改善する5つの法則」(馬渕裕嘉志著)
「マンション大規模修繕工事のコストダウンを成功させる7つの法則」(同上)

4月には岐阜で、5月には名古屋で大規模修繕工事見学会を開催します。

ただ、4月は、まだ、新型コロナウイルスの影響の見極めが難しいので、今までご縁があった方とメルマガ・ブログでの案内。

5月は、築40年越えで、第3回目の大規模修繕工事であり、3回目ならではの改良工事を紹介できることもあるので、広く案内したいと思います。

間もなく、案内チラシが出来上がります!

乞うご期待!

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「マンション管理を劇的に改善する5つの法則」(馬渕裕嘉志著)
「マンション大規模修繕工事のコストダウンを成功させる7つの法則」(同上)

「マンション管理組合のためのしあわせデザイン通信」

■私の好きな言葉■ 
腹が立ったら笑う
うまくいかなかったら喜ぶ
わかってくれない人に感謝する
もう無敵です!

こんにちは。

読者の方から、次の質問をいただきました。
(実際の質問を元にアレンジしています)

「これから新型コロナウイルスによる
経済面の影響がハッキリしてくると
もしかしたら、当マンションでも収入に
大きな影響を受ける住人が続出するかもしれません。

管理費は毎月の支払があるので
減らせませんが、修繕積立金を1年間限定
でゼロにするというような特別措置を
求める声が出てきたら、どうしたら良いでしょうか?

あるいは、組合が、滞納状況を見て
そのような施策を打ち出す必要はないでしょうか?」

政府から、国民一人当りに
一律1.2万円の現金給付の話題が
出ている中ですから、あり得るかも
しれません。

以下、私の回答です。

お気持ち、良くわかります。

管理組合は
施設管理・財産管理のための団体で
広義では、自治コミュニティなので
家計に配慮した経済政策を行うことは
その機能上、予定されていないですね。

そういうことを仮にやってしまうと
今後、個々の組合員の経済事情を理由に
管理費等を減額や免除しても良い権限を
持っていることになり、混乱するのでは?
と思います。

そうは言っても
新型コロナウイルスの影響で
減給、解職、倒産になった等の
大きな影響を受ける人が出た場合
同じ屋根の下に住む住民として
冷たくできないので、何らかの救済措置が
必要では?と思われると思います。

しかし、例えば、政府による緊急融資だと
「新型コロナウイルスの影響」
だと判断する一定の基準がありますが
組合においては、通常の滞納者と
新型コロナウイルス影響滞納者との区別
をするための客観的判定基準を設けて
判定することは難しいですね。

新型コロナウイルス影響で、管理費等が
払えないような困窮者が出ないよう
にするのは、政府の仕事ではないかな
と思います。

ただし
困っている人も困らない人も
全員一律の救済をしましょう!
と組合の独自判断で決めるのは
法律違反・規約違反じゃないので
もちろん、総会議案で可決されれば
できます。

例えば、1年間に限り、修繕積立金に
ついては、徴収を行わず、来年以降の
数年間に分けて、積み増しをするとか
遅延損害金なしでの支払い猶予を認める
というやり方は、あるかもしれません。

ただし、その対策を行うに際し、
「新型コロナウイルスの影響」
がある人だけを条件にすると
その判定を理事会が行なわなければ
ならなくなるので、全員一律の適用の方
が良いと思います。

また
至近に大規模修繕工事がある場合は
資金予測をきちんとする必要があります
し、そもそも、長期修繕計画で今後
値上げが予定されているのであれば
その値上げ幅も見て、慎重に判断する
必要があるでしょうね。

一方
このような一律の対策の話とは別に
特定の組合員に滞納が生じる可能性は
充分あります。

今までは
1カ月の滞納は、たまたま口座の残高不足
の可能性が大きいと楽観視している
ケースが多かったでしょうが
今後は、滞納理由を早めに聴取すること
が重要です。

また、そもそも
管理費・修繕積立金は、税金と同じで
それがなければ、管理組合という組織が
成り立ちません。

滞納者がいても、組合は外部に支払いを
行わなければならないのですから
滞納者は、他の組合員に借金をしている
のと同じことになります。

従って
個人の収入状況がどれほど厳しくても
管理費や修繕積立金は支払って
もらわなければならない性格のものだ
という前提も忘れてはいけないでしょう。

「新型コロナウイルスの影響だから仕方がない」
と、安易に支払猶予を認めることは
組合員全体の財産棄損につながる可能性
もあるので、慎重に対処すべきでしょう。

いずれにしても
こんな悩ましい状況が来ないことを祈るばかりです。

■バックナンバーは、こちらからどうぞ

□■□━━━━━━━━━━━━━□■□
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には、「マンション管理相談センターの
馬渕裕嘉志によれば…」と、出典を明記
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【質問】(実際の質問を元にアレンジしています)
「これから新型コロナウイルスによる
経済面の影響がハッキリしてくると、
もしかしたら、当マンションでも収入に
大きな影響を受ける住人が続出するかもしれません。

管理費は毎月の支払があるので
減らせませんが、修繕積立金を1年間限定
でゼロにするというような特別措置を
求める声が出てきたら、どうしたら良いでしょうか?

あるいは、組合が、滞納状況を見て
そのような施策を打ち出す必要はないでしょうか?」



これ、気持ちの暖かな人からのすごい質問で、政府からの国民への現金給付の話が出ている中、心配されている趣旨はよくわかります。

こんな質問を受けたら、理事会は、どう考えたら良いでしょうか?
回答を考えたいと思います。

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4月から4件の管理適正化コンサルティングが始まります。
戸数は、40戸~100戸クラスです。

きめ細かな調査を実施する当社の手法だと、4件同時開始の大変さは相当なものです。

しかし、新型コロナウイルスの影響で、従来の顧問先、コンサルティング先の予定のうち、いくつかが延期になったことで、余裕ができたことから、業務配分がかなり楽になりました。

3月中の準備業務もスムーズです。

そうなると従来使用していた各種の資料やツールも、改めて完成度をさらに上げるモチベーションも湧いてきます。一石二鳥の大チャンスを上手に生かしたと思います。

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ここ数日間の専門委員会・理事会は、新型コロナウイルス感染対策上、窓を開けて、風通しを良くして実施しています。

で、そういう時に限り、気温が低め(苦笑)

そのせいで、普通の風邪を引いたのでは意味がないし、風邪を引けば、今度は新型コロナウイルスに感染しやすくなるので、悪循環になります。

感染対策で窓を開けますよ!という告知をするときは、合わせて、厚着やひざ掛けの準備を!と添える必要があると実感しました。

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大規模修繕工事の建物劣化調査は、屋上、共用廊下、ベランダなどが対象なので、基本は、室外の調査です。

しかし、ベランダ調査のためには、室内を通らざるを得ません。

この調査は、設計、建築、塗装、防水、シーリングの各専門家が行うので、室内を5~6人が通ることになります。

「濃厚感染」的なシーンは考えにくいですが、この時期、大人数の他人が室内に入られることは、抵抗感があると思います。

そんな背景から、この3月、4月は、外廻りだけでできる調査は実施してますが、大規模修繕工事の建物劣化調査は、延期しています。

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「マンション管理組合のためのしあわせデザイン通信」

■私の好きな言葉■ 
大物とは,他人を大物にできる人

こんにちは。

前回のメルマガで
新型コロナウイルス問題で
総会延期ができるか?
について、書きました。

その趣旨は、

◎区分所有法では
1年に1回開催することが定められ
管理規約では新会計年度開始後から
〇カ月以内に開催すること
と定められており
緊急時は、定期総会を開催しなくて良い
(延期して良い)という条文がない。

◎区分所有法では、総会を開催しないと
罰則がある。

◎総会を開催する際には
書面決議と議決権行使書の混同はNG。

◎開催するとしたら
こういう案内文にすると良いですよ。

とアドバイスしたものです。

標準管理規約を出している国土交通省が
何らかの通達を出さないのかな?と
見ていたのですが、法務省民事局から
「区分所有法」の解釈で、総会の延期は
可能だというNEWSが出ました。

「NEWS」と書いたのは
「通達」という書式ではなく、HPで
そういう表記になっているからです。

以下、転載します。

マンションの管理組合等における集会の開催について

新型コロナウイルス感染症の影響により
管理者が選任された管理組合又は管理
組合法人において、前年の開催から1年
以内に建物の区分所有等に関する法律
(以下「区分所有法」といいます。)上の
集会の開催をすることができなくなった
場合について、以下のとおりお知らせします。

区分所有法においては、管理者又は
理事が少なくとも毎年1回集会を招集
しなければならないとされ、集会において
毎年1回一定の時期にその事務に関する
報告をしなければならないとされていま
すが(区分所有法第34条第2項、
第43条、第47条第12項、第66条)、
前年の開催から1年以内に必ず集会の
招集をし、集会においてその事務に関する
報告をすることが求められているわけではありません。

したがって、今般の新型コロナウイルス
感染症に関連し、前年の集会の開催から
1年以内に区分所有法上の集会の開催を
することができない状況が生じた場合
には、その状況が解消された後、本年中
に集会を招集し、集会において必要な報告
をすれば足りるものと考えられます。


(以上)

つまり、1年に1回の集会開催は
1月1日から12月31日の間で
1回開催すればよいという意味です。
(昨年は1月1日に開催し、今年は
ほぼ2年後の12月31日開催しても
良いのか?というややこしい話は抜きにします)

これであれば、4月に予定していた総会を
7月に開催しても、法律違反にならず
罰則がないので、ほっとします。

ただし、管理規約には違反します。

法務省から見れば、管理規約は国の法律
じゃなく、国土交通省の管轄だから
その点には触れないでモノが言える(笑)

とにかく、少なくとも、法律違反ではない
ことさえはっきりすれば、管理規約の話は
私的団体のルールと割り切ることもできます。
(管理規約と区分所有法との関係は?とか、
マンション管理士が、管理規約を軽んじて良いのか?
というややこしい話は抜きにします)

従って、総会を延期すると決めたら
後々もめないように
「総会を延期することで起きる不都合や心配ごと」
について、組合員が納得できるよう
対処すれば良いでしょうね。

その代表的な項目は
◎決算と予算
◎管理会社やマンション管理士との契約更新
◎役員の交代
◎工事の実施

上記について、総会開催時期に
きちんとした説明資料を配布し
「暫定的にこのように進めるが、
総会開催時に正規の承認を得ること」
を予告する。

「決算」は、例年の決算書と説明資料で良いでしょう。

「予算」は、毎年繰り返される
定額・定常的支出のみの予算書で進める。

「管理会社やマンション管理士との
契約更新」は、基本的に従来と同条件で
総会までの暫定契約とする。

「役員交代」は現役員が定期総会まで継続する。

「工事の実施」については
急を要する工事のみを理事会判断で実施する。

逆に言えば、組合員間で賛否が分かれる
ような議案を見切り発車で先行実施しない。

この考えは、仮に、定期総会を開催し
できる限り、委任状や議決権行使書での
議案承認を促す場合にも共通します。

いずれにしても、前回のメルマガでも
今回のメルマガでも、私は一律に
総会開催をすべき、あるいは延期すべき
と主張しているものではありません。

それぞれの決断は、個々の組合の事情で
行うものであり、その決断に際して
気を付けるべき点をアドバイスするものです。

もちろん、顧問先からの個別の相談では
その組合の事情が分かっているので
もっと踏み込んだアドバイスをしていますが。。。

新型コロナウイルス問題については
他にも
「組合が行なう新型コロナウイルス対策はどうあるべきか?」
についての質問も頂いています。

この問題も、医療的な見地からの話は
できないので、難しいのですが
議論していくと、いくつか見えてくる視点
がありますね。

機会があれば、それも、メルマガで書きたいと思います。

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馬渕裕嘉志によれば…」と、出典を明記
ください。

◆発行人
(一社)マンション管理相談センター
代表理事マンション管理士 馬渕裕嘉志

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「マンション大規模修繕工事のコストダウンを成功させる7つの法則」(同上)

昨日配信したメルマガは、役に立ったというメッセージをいくつかいただきました。
中には、「馬渕さんは、総会の開催賛成派なんですか?」という反応もありました。

昨日のメルマガで、「開催すべき」と書いたつもりはなく、「法律にも規約にも、緊急時は、定期総会を開催しなくて良い(延期して良い)という条文がない」と述べた上で、書面決議と議決権行使書の混同はNGですよ!という点を踏まえて、開催するとしたら、こういう案内文にすると良いですよ、とアドバイスしたものです。

では、延期するかどうかの判断は何を基準にすべきか?延期にはどんな手続きが必要か?
については、結局、法律にも規約にも書いていないので、どこにも正解がないです。

例えば、国(国土交通省)が、
当面、「定期総会をルール通りに開催しなくても良い(自粛するように)」
という通達でも出してくれれば、それがよりどころになりますが。

では、実際に定期総会を延期したいという相談があったら?
考察としては、
1、その手続きを考える
2、延期による影響を考える
3、2の対策を考える
という順で考えてみますね。

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「マンション管理組合のためのしあわせデザイン通信」

■私の好きな言葉■ 
困難は人を強くする
 問題は人を成長させる
  不可能は人を興奮させる

こんにちは。

新型コロナウイルス問題で
多くの管理会社、管理組合から
理事会、総会開催をどうしましょう?
と相談が来ています。

特に悩ましいのが、定期総会。

区分所有法では
1年に1回開催することが定められ
管理規約では新会計年度開始後から
〇カ月以内に開催すること、と定められています。

また、いずれも、例外規定はありません。

つまり、開催できないような緊急事態を
想定していないということですから、
必ず開催しなさい!ということです。

では、開催しなかったら罰則は?

実は、区分所有法第71条に
総会で管理事務の報告をしないと
「20万円以下の過料に処する」
とあります。

対象は理事長です。

過料とは、行政上の違反金なので
刑罰ではありませんから、犯罪者に
なるわけではありませんし
過去に、このような罰則を適用された
というニュースを見たことはないので
現実的には適用されないでしょう。

じゃあ、どうすれば良い?

管理会社の業界団体では
2月27日に
「マンション管理会社の感染症等流行時対応ガイドライン」
を発表し、そこでは
「管理組合においても感染が拡大する
ことを危惧し、集会等の延期や開催中止
を検討し、そのことについて管理会社に
対して相談が寄せられることも予想されます。

その際には収集した情報の提供を行い
居住者の安全を確保するために、場合に
よっては集会等を延期、中止することも
止むを得ないことをアドバイスする必要があります。」
と書かれています。

つまり、
「相談があったらアドバイスする」
というもので、基本は、管理組合側の意思
に任せることになります。

しかし、組合側も、
「事態が落ち着くまで延期したいが、
延期すると、今度は理事長(理事会)
としての責任を問われてしまうのでは?」
と悩むことになります。

ここで出てくるのが
「集まるのが問題なのだから
集まらずに総会を開催すれば良いのでは?」
というアイデア。

だって、毎年の総会も、
委任状か議決権行使書が大半で
総会を開催する前から
議案が可決されている状態でしょ!
という理由です。

確かに、その通りですが
「総会を開催するけれど、書面提出による参加が多い」
ということと
「総会そのものを書面決議だけで行うこと」
とは、大きく異なります。

後者は、管理規約に
「書面決議」
として、明確に定義され
区分所有者全員が書面決議で良いと
賛成しなければなりません。

つまり、全員の意思表示が必要なのです。

そもそも、毎年の総会では
出席・委任状・議決権行使書で
全員分が集まることは、まずない!

そんな状況で、書面決議は不可能。

では、総会開催通知を出して
「出席しないで、委任状か議決権行使書の
どちらかを出してください」
と書けば良いのでは?と聞かれますが
それは、実態が書面決議を求めたことに
なるので、NGです。

よって、総会を開催すると決めたなら
「出席される方は、事前の手洗いと
マスク着用をお願いします。

体調が悪い方、健康不安のある方は
出席せずに、委任状や議決権行使書に
よる参加・意思表示も可能です。

役員、顧問、管理会社は全員マスク着用
をご容赦願います。」
と注意喚起を行う。

「必ずマスク着用を!」とか
「出席せず、委任状・議決権行使書を提出すべし!」
という強制的な表現を使わないことが重要です。

そして、会場では、多少寒くても
窓を開けること。

こういったことで、できる限りの
感染防止を図ることが大切になります。

一方、理事会は、
そもそも委任状も議決権行使書も認めて
おらず、必ず会合を開催することを前提と
しています。

こちらについては
少人数でのコミュニケーションならば
ライングループ、メールでの討議や
議案書の回覧で承認を行い、後で議事録の
体裁を整える運用もあるでしょう。

実際、平時の理事会でも、出席者が定足数
に足りず、上記のような運用で対処する
ケースはよく見ます。

マンション管理士として
規約違反を認めるのはどうなの?
と指摘されるかもしれませんが
こちらは、総会を開催しない場合と異なり
罰則はありませんし

意思決定のプロセスがきちんと記録に
残ることを条件に、許容して良いのでは?
と思います。

今回の新型コロナウイルス騒動では
今回取り上げた問題以外に
◎組合は、感染予防のための対策をとるべきか?
◎マンションの住民に感染者が出たら組合はどうするのか?
等の問題も考察することになりました。

それについては、次回以降で述べたいと思います。

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今日は、京都の顧問先マンションで、臨時総会と理事会が開催され、理事の方のスマホで、LINEによるビデオ通話で、出席しました。

やってみてわかったこと。

1、 途中で、切れない。(意外だった)
2、 ビデオも固まらない。(これも)
3、 時々、音声は聞こえなくなる。(これは難あり)
4、 聞こえているときは、多少遠くても、かなりクリアに聞こえる。(スマホのマイクって性能が良い)
5、 私の声は、問題なく向こうに聞こえているよう。(スマホのスピーカーも性能が良い)
6、 途中、一度だけ、重いファイルを起動させたら、ラインが切れた。(これ、要注意!)
7、 議案を読み上げる等、中身が分かっている内容での長いインターバルの時は、こちらでメールチェック等の仕事ができる。
8、 飲物は必須(テレビ会議ならではのメリット)
9、 私が話すときは、内容の区切りの都度、「良いですか?」と声をかけて、誰かに向う側の全体の様子を教えてもらうと、スムーズに進行できる。(段々と分かってきた)
10、 開始が15時50分、終了が20時20分。自宅でネット回線をつなげたので、終了後、直ちに夕食が取れる(笑)(これは楽!)
11、 現地と遠隔のどちらの方が大変か比較すると、多分、現地にいれば、動きがあるので、時間の長さは気にならないが、それから、新幹線で自宅に戻る身体負担が大きいが、一方で、画面とヘッドホンで4時間半続けるのは、相当な集中力が必要。(やってみれば、大変さが分かる(笑))

苦労した分だけ、どんどんノウハウが貯まります!

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新型コロナウイルス感染拡大が、愛知県で止まりません。

中には、「ウイルスをばらまいてやる!」などと言って、飲食店等に行ったあきれた人もいるのですから、とにかく、今は「愛知県にいる」ということが風評被害状態です。

こんな中で、他の都道府県のマンションの理事会・総会・勉強会があって、予定通り開催すると言われても、行くこと自体が不謹慎と思われかねない状況です。

自分としては、濃厚接触がない自信はあるのですが、それでも、万が一でも、どこかのマンションにウイルスを持ち込む可能性がある中、代替手段を考えるべきと思います。

ただ、沖縄のように、現地のコンサルタントがいない場合は、簡単ではありません。
では、どうするか?

今回は、京都での総会・理事会については、理事の持つスマホで、ラインのビデオ通話を利用することにしました。

結果、どうなるか?
また、ブログに書きます。

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今週末の土日は、理事会や勉強会が、いくつも延期になり、リアルな総会が1回、テレビ会議形式での総会と理事会参加が各1回。

もう、何年もの間、土日は、午前・午後・夜の6コマのうち、5コマ以上が予約されていたので、こんなに時間があるなんて…という状態。

ただ、直接行けない分、資料の準備は前倒しして送る必要があるなど、業務量が増える面もあるので、暇になったわけではありませんが…。

いずれにしても、移動時間がない分は、確実に仕事ができる時間が増える訳ですから、それを活用して、「今だからこそできるプロジェクト」にも取り組みたいと思います。

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先週末の沖縄訪問では、新型コロナウイルス感染拡大予防の観点から、中止し、すべて、インターネット回線を通じたテレビ会議で実施しました。

そのために、一部、高性能な機材を揃え、データ通信量も計測しました。

会議準備にかかる手間と時間、
更なる機材の拡充、データ通信費等、
基礎データを取得しました。

テレビ会議は、出張旅費、宿泊貴を低減しますが、同じ会社の事業所間で、テレビ会議室が常設されているのと異なり、マンションに行く都度、セッティングが必要です。

また通話料は不要ですが、その都度、モバイルWi-Fiルーターを持ちこみ、その通信料金がかかります。

つまり、「テレビ会議だから、経費が掛からない」とは言えない訳です。

また、実際にテレビ会議をやってみると、実際の利用範囲の設定も慎重に行う必要があることが分かります。

このようなノウハウも積み重ねて、日本№1のコンサルティングを提供したいと思います!

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「マンション大規模修繕工事のコストダウンを成功させる7つの法則」(同上)

国土交通省は直轄土木工事で、監督・検査業務の効率化をさらに進める「遠隔臨場」を、新型コロナウイルス感染拡大防止対策として、前倒しして実施するそうです。

具体的には、これまで監督職員が現場で立ち会っていた、段階確認や材料確認といった臨場確認に代えて、映像データを用いて発注者の事務所内でリアルタイムに承認・確認するとのこと。

発注者は現場への移動時間、受注者は立ち会い調整時間がそれぞれ削減できます。

対面の検査を省けるため、新型コロナウイルス感染症の拡大防止策にも役立つということです。

遠隔臨場による監督・検査は、コンクリートの配筋や打設(スランプ試験など)、脱型といった段階・材料確認に適用され、竣工検査は対象外。

受注者は建設現場でウェブカメラなどで撮影した映像データを、遠方にある発注者事務所へリアルタイム配信。音声通信が可能な環境も確保し、監督職員が必要に応じて確認や対応を指示するので、事務所内で承認・確認などの監督業務が可能となります。

翻って、マンションの大規模修繕工事ではどうでしょうか?
当社では、工程の各段階で検査を行うのですが、あらかじめ「検査要領」を定め、誰がコンサルティングを行っても、一定の検査品質が保てるようにしています。

今、沖縄でもコンサルティングが始まっていますが、沖縄の新人コンサルタントは、既に、9カ月の間、名古屋に来て、大規模修繕工事の現場で研修を重ねています。

今後、沖縄で大規模修繕工事が始まれば、名古屋から現地に行かなくても、定例会議や一定の検査ができるように計画中でしたが、今回の新型コロナウイルスの影響で、先週末に組合の理事会や総会にテレビ会議で参加したことで、一気に機材の導入も進みましたので、グッと現実味が増しました。

例えば、鉄部の塗膜厚の検査、使った材料を確認する空缶検査などは、数値、数量を見る訳ですから、カメラを通じて可能でしょう。

検査は、外部空間で行うのに対し、定例会議は、通常、狭い現場事務所で行うのですから、そちらの方がリスクも高いので、それを避けることもできます。

沖縄より愛知県の方が、感染が拡大しているのですから、愛知県でのニーズが高いとも言えます。
近々に「遠隔での定例会議、検査要領」を作成したいと思います。

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最近のテレビ報道で、国(安倍政権)の新型コロナウイルス対策への批判が目につきます。

専門的な知見も経験もないコメンテーターが、個人の感覚でコメントするのですが、こういう場合って、批判の方が、コメントっぽいので、まずは、批判を口にします。

専門家も登場しますが、感染症の専門家は、医療の専門家であって、行政や法律の仕組みを知るわけではないので、国を挙げての感染拡大防止策を評価できるかどうかは、疑問。

また、「トイレットペーパーの買い占め」は、マスコミ報道が、却って、買い占めを煽ったようなところもあるような感じもします。

もちろん、国の政策がすべて正しいとは限らないので、健全な批判は必要ですが、それと合わせて、「マスコミの立場で、感染拡大防止やその悪影響の防止に何ができるか?」に、より一層注力して欲しいですね。

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顧問先のマンションで、「植栽の選定がイマイチで、荒れたり、枯れたりの状態を改善したい」との話題。

ここ数年の猛暑や大型台風の影響もあるのでしょうが、そもそも、以前から、植栽の管理が悪く、それに拍車をかけた異常気象で、まずます悪くなったという状況でした。

管理適正化コンサルティングでは、複数の業者からの提案を受けるのですが、剪定や施肥の回数と時期を最適にするところまでは見えていても、「人の腕」となると、簡単にはわかりません。

確かに、腕の良い職人さんだと、枝や葉の切り揃えが美しい印象は受けますし、逆に、いかにも素人が切り揃えた」という乱れもわかります。また、花の咲く植栽については、次の季節に、きれいに花が咲くための枝や芽の切り方があるそうです。

いずれにしても、植栽剪定の料金は、人件費の塊ですから、腕の良い職人を揃えた造園業者は、人気もあって、高いのは道理です。

また、大型マンションで、荒れてしまった植栽エリアを回復するには、今度は、剪定の腕ではなく、ガーデニング計画力も求められます。

そんなテーマを追いかけていると、ガーデニング事業者から話を聞く機会も多くなり、「植栽剪定にどれくらいのお金をかけると、緑が資産価値になるのか?」という質問をしてみました。

すると、
「新築の時から、植栽の豊かさに重きを置いている有名ブランドマンションの場合は、戸当たり〇円、郊外型マンションだと〇円、ミドルクラスのマンションでも、最低〇円程度はないと、きちんとした植栽管理はできない」

植栽の量は、マンションごとに違うので、戸当たり単価の表現は難しい面もありますが、物件数を多く担当するようになると、戸数比例の単価も言えるようになるのか!と感心しました。

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沖縄の出張は、4月以降も毎月のようにあり、飛行機とホテルは、コンサルティング報酬とは別で、実費精算でお支払いいただくことになっているので、予定が決まったら、すぐに予約し、早期割引価格で利用することにしています。

この実費精算では、沖縄のコンサルティング先マンションで、当方がかった旅費・宿泊費を按分してもらう方式です。従って、贅沢コース(?)で出張したら、それを請求することも可能ですが、当社の姿勢は、できる限りエコノミーにして、組合への負担をかけないようにする!です。

ホテルは、各マンションに行くための基地であり、ミーティングや面談を行う場所でもあるので、一定の条件が必要ですが、それに当てはまるホテルを探し、その中でも、できる限り安いホテルを予約します。これって、結構、面倒で、時間もかかりますが、それにこだわることが、「旅費・宿泊費を負担してまで、当社のコンサルティングを選んでいただいた組合への誠意」と考えています。

飛行機はもちろん、ホテルもシーズンでかなり金額が異なりますが、ホテルは、予約状況に応じて、料金設定が変わりますので、最近の新型コロナウイルス問題で、以前、予約した料金よりも、もしかしたら、大幅に安くなっているのでは?と考えて、サイトを検索したら、予感的中。

実際には、4泊で1万円以上安くなっていました。

しかも、いつもは、2日前からキャンセル料が発生するホテルも、ほとんどが「当日キャンセルのみがキャンセル料発生」と変わっていました。

また、いつもはビュッフェ形式の朝食が、お膳で出す形式に変更されている…。

国が、行くのを自粛すべき場所として、「ビュッフェ形式のレストラン」を挙げたことも原因でしょうが、そもそも、宿泊客が少なく、その形式では、赤字が多大な食品ロスが発生するという事情もあるように思います。

いずれにしても、安くなるのは良いことですが、観光産業はかなり大変だろうなと感じさせる事象です。

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沖縄出張を取り止め、すべてをzoomによるテレビ会議に切替え、二日目。

昨日は、会社でzoomを使ってのテレビ会議でしたが、今日は、開始時刻が遅かったので、自宅のモニターを使っての会議。

近くの家電量販店に行き、ヘッドホンマイクとWebカメラを購入。


自宅ですから、画面に色々写るのはNGのため、妻に頼んで、後ろを隠す布を用意してもらい、セッティング完了!

今日も、バッチリ!

これで、会社でも自宅でも、テレビ会議ができますよぉ!(笑)

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沖縄出張を取り止め、すべてをzoomによるテレビ会議に切替え、その初日。

昨夜のうちに注文した高性能な集音マイク&スピーカーと広角150度のWebカメラが届いたのは、夕刻18時。

それまでに、既に、1件のテレビ会議を行いましたが、相手の声が聞き取れないこともあり、イマイチでしたが、夜の打ち合わせには間に合い、非常にクリアな画面で、会話することができ、実際に利用いただいたマンションからも好評でした。

昨日のブログで「ピンチはチャンス」と書きましたが、正にその通り!

沖縄にも間もなく、名古屋と同じ高性能マイク&スピーカー設備が整います。

これが進めば、全国各地でのコンサルティングも可能になるかも・・・(笑)

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沖縄県は、新型コロナウイルスの感染拡大がない中、感染の拡大が続いている愛知県から、各マンションに訪問するために行くことは、向へ入れる側の感情を考えて、NGだろう!と、つい先ほど、決定し、明日朝からの沖縄出張は中止としました。

しかし、沖縄では予定通り、理事会、委員会、総会は開催されます。

沖縄在住の友寄コンサルタントがWeb会議システムを持参し、各マンションに行くからです!
元々、その方式で、遠隔からも効率的なコンサルティングができますよ!と話していたのですが、それが一気に加速することになります。

早速、明日事務所に到着指定で、高性能のマイク&スピーカー、カメラをネットで購入しました!

「ピンチはチャンス」ですからね!

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新型コロナウイルス感染症の拡大に伴い、トイレ、システムキッチン、ユニットバス、ドア等の建材・設備の部品の供給が滞っていることから、日本国内の建築工事に.おいて、これらの設備等の納品が遅れ、工期が延びる事態が生じているそうです。

そのために、上記の取付がなくても、「新築完成」とみなして、住宅ローンなどの融資が行われ、それ以降の取付は、「軽微な変更」で、届なくて良いという措置が取られました。

室内のドアがなくても、住めますが、トイレがないと住めないけれど・・・・。

しかし、そのため、施主から工事会社に支払いがないと、業者の資金繰りが悪くなるからでしょう。

かたや、マンションの大規模修繕工事に使う材料の供給が滞っているとは聞きませんが、そんなことになったら、大変です。

あるいは、そういう情報で、価格が高くなっても困ります。

建材情報には十分に注意しています。

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「マンション管理を劇的に改善する5つの法則」(馬渕裕嘉志著)
「マンション大規模修繕工事のコストダウンを成功させる7つの法則」(同上)

週末に予定していた沖縄での「マンション大規模修繕・管理改善セミナー&管理組合交流会」は、熟考とチーム内での検討の結果、次の通り決定し、本日、参加者に連絡することとしました。

【決定事項】

3月8日のセミナー&交流会は、5月6日に延期。
ただし、急ぎでの相談を希望される方は、3月8日に面談実施。

(お詫び&おお知らせ文)
今回のセミナーについては、新型コロナウイルスの感染拡大防止の観点から、末尾の通り延期することを決定いたしましたので、お詫び並びにお知らせ申し上げます。

実は、本セミナー告知開始時より、毎日のようにお問合せがあり、2週間程度で、定員に近いお申し込みを頂き、中には、一つのマンションから役員、修繕委員が複数での参加申込もあり、強い期待感を感じておりましたので、広めの会議室に変更し、一人1テーブルでの配置、消毒の徹底、マスクの配布等を計画し、開催に向けて準備をしていたところでした。しかしながら、国を挙げての「イベント中止」の要請がある中、今回の決定に至ったものであり、何卒、ご理解を賜りたくお願い申し上げます。

なお、本決定に拘わらず、今回のセミナー講師(馬渕・辻)は、当日を挟んだ数日間、沖縄入りをしており、地元のコンサルタントと一緒に、本セミナーチラシ掲載の五つのマンション管理組合支援活動及び新規依頼予定マンションの支援準備活動を行っております。従いまして、もし、個別に相談したいという方がいらっしゃいましたら、セミナー開催予定時間は空いておりますので、面談いただくことも可能です。
 では、改めてのセミナー・交流会開催時に、皆様にお会いできることを楽しみにしております。


■セミナ―開催変更日 5月6日(水・祝) 13:30~15:00 講演
(会場は、沖縄産業支援センターです)  15:00~16:00 個別相談会
                           16:00~18:00 管理組合交流会


■3月7日(土)セミナー延期の代替措置
個別相談会開催   3月7日(土)    13:30~18:00

本日、一斉にメールを送信、手紙郵送を行い、すべての参加者に私から電話を致します。

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