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最近、管理組合から「管理会社からの撤退の通告」の相談が続いています。

顧問先マンションから2件、新規の相談が2件。

顧問先マンションは、以前、管理適正化コンサルティングを実施し、その結果、管理会社が変わらなかったマンションと変わったマンションが一つずつ。

どちらも、管理会社の事業方針で、不採算エリアからの撤退と退職者に伴う管理物件の縮小。

新しく相談があったのは、どちらも、管理会社の事業縮小で、他社に業務を委譲する話があったもので、その提案に不安を覚えた組合から、「自分たちで探したいが、どう探せば良いかわからない。適切に選ぶにはどうしたら良いか?」について、専門家の力を借りたいというリクエストです。

ただし、その解約通告から実際の解約までの必要期間について、誤解している組合もあります。
理由は、管理委託契約の条文に、「契約解除の場合は、3カ月前までの通告」と書いてあるからです。

だから、組合側も、専門家に頼めば、3カ月もあれば、移行できると考える人が多いようです。

しかし、それは無理です。

この3カ月の通告期間は、新しい管理会社が決まってから、業務の引継に3カ月かかるという意味と理解するのが適切です。

では、新たに会社を決めるまでにどれくらいかかるか?

順にさかのぼっていきますと、まず、新管理会社を決める総会、その前に理事会となれば、開催日の調整→開催通知→開催で、1カ月は必要です。

1社に絞り込むのは、書面審査だけでは無理でしょうから、プレゼン審査も必要です。従って、書類審査のための準備→書類審査で絞込→プレゼン審査で1カ月は必要です。

書類審査の準備の前に、入札会社の選定、入札依頼、入札資料作成、現地調査が必要で、それに、2ヵ月はかかるでしょう。

これに引継ぎ期間が3カ月ですから、通算で7カ月かかります。

また、これができるのは、現行の管理委託契約や業務仕様書が適切な場合です。

既に、一度、管理適正化コンサルティングを行い、組合にとって不利ではなく、かつ、適切なボリューム・内容で、会社や担当者によって品質がばらつかないような詳細な仕様書が作成できているのであれば、すぐに入札に入れますが、新規依頼先のマンションは、この作成に3~5カ月はかかります。

つまり、組合にとって、最適な管理会社を見つけるには、最短で10~12カ月程度は、必要になります。

そのため、早々に契約終了したいとの申し入れがある現行の管理会社に対しては、業務期間の延長を依頼することになります。

現行の管理会社から、契約解除の打診があったら、契約書の3カ月前予告の条文に惑わされず、早めに専門家に相談してくださいね。

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