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「マンション管理組合のためのしあわせデザイン通信」vol.146

■私の好きな言葉■ 
坂道を登り切った人には絶景が待っている
こんにちは。

顧問先マンションで、管理会社の業務に
関して、不満の声が上がっています。

当社の管理適正化コンサルではなく、
他のコンサル会社が管理会社のリプレー
スを行った後に、わけあって、当社に
顧問依頼が来たものです。

毎月1回の理事会が開催されていますが
毎回、管理会社への批判や不満が、かなり
出されており、それが、当方への顧問依頼
の主な理由の一つでした。

そして、理事会に出席すると、確かに、
管理会社が、前回の宿題をやっていない、
準備が足りない、
長期に渡って、懸案事項の積み残しがある
という状態。

新しい不出来と、過去からの懸案事項が
積み重なり、議案書がどんどん厚くなり
理事会の開催時間が、4時間近くになることも。

理事長を筆頭に熱心な役員がいますし、
理事でないけれども、お世話役もいて、
管理会社の工事提案に対し、自らが動いて
相見積りを取ることも多く、良い意味で
組合の自主性が強いマンションです。

その分、管理会社にモノ申す内容や、
要求水準も高いのですが、フロント担当者
がそれに対応できない状態なので、顧問
として、マンションを良くするための提案
を用意しても、時間切れになって、次回に
繰り延べることも、何度が生じていました。

この状態を解消するには、どうしたら良いか?

顧問業務は、管理組合に対して行うもので
すから、仮に、管理会社に対して、顧問が
直接働きかけるとしても、組合側として、
具体的な要求項目があり、その実現を監視
していくことが役目です。

従って、組合からの、
「管理会社を何とかしてよ!」
とのリクエストがあっても、
私が、管理会社に乗り込んで、指導する
ことは、権限の逸脱になるので、限界があります。

例えば、企業の顧問弁護士がいたとして
その弁護士が、直接、その企業の取引先に
法律上のアドバイスは、しないですよね。

それと同じです。

ただ、今回のような状況では、そこまで
しないとしても、一方踏み込んで、管理
会社に対し、その社内体制や手法について
指導することまで求められている状況です。

ただ、実は、そういった指導は、
「マンション管理士」の職能ではなく、
「経営コンサルタント」
「組織マネジメント」
のスキル範疇でしょう。

しかし、私自身は、過去に、多数の電力
会社や住宅会社、住宅設備メーカー等に
対し、新規事業の立ち上げや人材育成
マネジメントのコンサルタントとして、
全国を飛び回っていた専門家でしたから
そのスキルは持ち合わせています。

そこで、理事会の許可を得て毎月の理事会
前に、直接、管理会社を指導するための
ミーティングを実施することとしました。

ちなみに、顧問業務の一覧表には、
通常の顧問料の範囲で行う業務と、
オプション業務とを記載してありますが
どちらにも、載っていません。

だって、この仕事は、組合から報酬をもら
うべきものではなく、管理会社から報酬を
もらうべき性質のものですからね。(笑)

もちろん、管理会社から報酬をもらうと
利益相反になるので、請求はしませんが、
ここに踏み込んで、管理会社側の業務品質
を上げることが、解決への道だと判断したわけです。

その代わり、短期間で成果を出したいので
管理会社とのミーティングには、担当者
だけでなく、上席者と支店長の同席も求めました。

ミーティングの内容は、
●前回理事会で出た宿題の確認
●宿題の進捗状況の確認
●次回、理事会の議案と資料準備状況の確認
●前回理事会以降に新たに起きた問題の確認。
●管理会社社内のチェック状況の確認
●支店長→上席者→担当者への指導内容の確認
●私の経験や知見に基づいた好事例の紹介などのアドバイス

管理会社からの報告を聞いて、
「前回の理事からのリクエストへの
回答としては、ズレていないか?」
「もっと、こういうものも準備した方が良いよ!」
等の指導を一周間程度前に行うわけです。

フロント担当者は複数のマンションを
担当しており、相当に多忙なので、次回の
理事会の議案書は、前日ぎりぎりに送られ
ることがほとんど。

その時になって、アドバイスしても、改善
するのは難しいので、一週間前に準備状況
のクオリティをチェックすることにより
少しでも、理事会資料や進行の精度を上げ
てもらうのです。

ただし、
「理論的に正しいからやれ!」とか
「私に権限があるから従え!」
とは言えない…。

管理会社が、それを実際に
実行するかどうかは、管理会社の裁量の
範囲です。

従って、
やりたくなるようなモチベーションが大事です。

それは、実行したら、問題が解決しそうだ
というアイデアであったり、成果が出たら
理事会が喜ぶというイメージができる
内容であったり…。

目標は、
フロント担当者が、そのマンションに行く
ことが楽しいと思える気持ちになること。

減点を恐れて、ビクビクしながら仕事を
するより、住民の笑顔のために、ワクワク
しながら仕事をする方が、きっと良い!

顧問マンション管理士の仕事は、
管理会社の仕事に「ダメ出し」を突き付け
て、優位性を管理組合に示すことではありません。

管理組合の皆さんが、幸せになるために、
何がベストか?を考えることだと思います。

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◆発行人
(一社)マンション管理相談センター
代表理事 マンション管理士 馬渕裕嘉志

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