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「マンション管理組合のためのしあわせデザイン通信」vol.126

■私の好きな言葉■ 
やる気になるほど問題は小さく見える

こんにちは。

GW、いかがお過ごしですか?

私は、一番楽しく感じること=仕事
が6/7を占めています。(笑)

残りの1/7は、中電時代の仲間と
ゴルフです。と言っても、ゴルフの
後は、夕方から理事会ですが。。。

メルマガ発行の頻度を1回/週ペースに
戻すべく、一昨日に続いて、本日、発行
しますので、お付き合いくださいね。

さて、
5月6月は、管理組合の総会シーズンです。

何故なら、組合の多くは、3月決算で、
決算後、2カ月または3カ月以内に総会を
開催することが管理規約に定められているからです。

この総会に出席できるのは、誰か?
議決権を行使できるのは誰か?

も、管理規約に定められていますが、
実際の運用は、相当にアバウトです。

実際に、資格外の人が参加し、議決権行使
(採決)をしている例は、相当あるのです
が、そもそも、委任状や議決権行使書に
よる参加が多く、総会参加者の賛否に関係
なく、議案成立と言うようなマンションが
ほとんどですから、総会の議決が無効に
なるようなことは、通常では起きないでしょうね。

ただ、組合員にとって、関心の高い議案が
あり、参加率が上がる場合は、賛否も拮抗
する可能性があります。

そのような場合は、
総会終了後、強硬な議案反対派に、
「総会決議の無効」を主張されないように
きちんと出席者の要件を確認することが
大切です。

理事会でも、同様な問題がありますが、
まずは、総会編。

以下、標準管理規約に沿って、解説します。

出席者は、原則として、組合員です。

規約第45条に、
組合員以外の出席について、
「組合員のほか、理事会が必要と認めた者は、総会に出席することができる。」
と書かれています。

管理会社やマンション管理士、議案説明に
必要な外部事業者は、この定めにより出席
を許されます。

よくある勘違いは、
「管理会社がいないと、総会を開催してはいけない」
実際の進行上、管理会社に頼りきりなので、
管理会社がいないと、困るのはわかります
が、あくまで組合が主催者で、管理会社は
その補助者です。

また、同条第2項に
「区分所有者の承諾を得て専有部分を
占有する者は、会議の目的につき利害関係
を有する場合には、総会に出席して意見を
述べることができる。この場合において、
総会に出席して意見を述べようとする者は
予め理事長にその旨を通知しなければならない。」

とあります。

つまり、賃借人も、
この条文に当てはまれば、出席が可能です。

では、組合員の配偶者や子供の出席は、
どうなのでしょうか?

これは、議決権の行使に関する条文
第46条に書かれています。

まずは、議決権できる組合員についての定め。

「住戸1戸につき2以上の組合員が存在
する場合のこれらの者の議決権の行使に
ついては、あわせて一の組合員とみなす。」

「前項によリ一の組合員とみなされる者は
議決権を行使する者l名を選任し、その
者の氏名を予め総会開会までに理事長に
届け出なければならない。」

区分所有者=組合員ですが、
夫婦の共同名義の場合は、どちらが議決権
を行使するのか、届け出ることになっているわけですね。

次が、書面決議と代理人の定め。
同条第4項に、
「組合員は、書面または代理人によって
議決権を行使することができる。」

第5項に、
「組合員が、代理人により議決権を行使
しようとする場合において、その代理人
は、以下の各号に掲げる者でなければならない。」
一その組合員と同居する者
二その組合員の配偶者(婚姻の届出を
していないが事実上婚姻関係と同様の事情
にある者を含む。)又は二親等以内の親族
三他の組合員

これにより、区分所有者でなくても、
その配偶者や子供又は親が代理出席可能
で、実情は、
「ご主人が組合員、出席者が夫人」
のケースは、少なくないでしょうね。

ただし、何の届け出もなしに、出席することはNG。

同条第6項に、
「組合員又は代理人は、代理権を証する書面を理事長に提出しなければならない。」
とあるので、夫人が出席する場合は、
ご主人の委任状が必要になります。

しかし、そこまで厳密にやっているマンション
は少ないでしょうし、仮に、当日、予告なく
夫人が総会に来られたとしても、

「委任状がないと、採決に加われません」
と言う対応は、しないですよね。

このように、規約の定めに対して、
実運用は、相当ユルユルですが、
総会案内には、きちんと正式なルールを
書いておくことが大切ですね。

ただ、きちんとやろうとすれば、
誰が、組合員(区分所有者)であるか、
知っていなければなりません。

小規模マンションで、顔と名前が一致して
いるとしても、夫婦のどちらが区分所有者
なのかは、知らないのが普通です。

名簿の管理は、管理会社の仕事でしょ!
と、管理会社任せにしている組合が
ほとんどでしょうが、規約第31条に、

「新たに組合員の資格を取得し又は
喪失した者は、直ちにその旨を 書面に
より管理組合に届け出なければならない。」
と書かれていますし、賃貸にした場合も
組合に届ける義務があります。

従って、組合員側の能動的な
アクションがあって、初めて正確に
把握できますし、その届け出により、
組合員名簿を最新にするのは、
管理組合の務めであり、それを
管理会社に業務委託している訳ですね。

従って、標準管理委託契約でも、
「甲の組合員等異動届に基づき、
組合員及び賃借人等の氏名、連絡先
(緊急連絡先を含む。)を記載した
名簿を整備する。」
と書いてあります。

ただ、これも、届け出がないなら、
名簿が間違い状態でも、管理会社に
責任はありません。

なお、管理委託契約書には、
「総会参加者の適格要件チェック」が、
管理会社の仕事だとは書いてありません。

ただ、実際には、管理会社なら、
総会出席者の参加・議決の適格要件
は分かっているので、助言は行うと思います。

いずれにしても、役員になられた方は、
マンションの管理規約を読み、組織運営
の基本を理解しておくことは、大切だと
思います。

次回は、理事会の参加者の適格要件や
議決要件について、解説します。

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◆発行人
(一社)マンション管理相談センター
代表理事 マンション管理士 馬渕裕嘉志

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