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顧問先の理事長から、間もなく開催する総会・理事会の出席者について、質問をいただきました。

①組合員でないAさんが来期役員(監事)を務められることになりますが、委任状を提出いただく通常総会は問題ないと思いますが、役員としての理事会参加はオブザーバー出席となりますか?

②監事の役職上からは、総会開催要求など懸案事項がなければ、年度末の監査作業のみですが、今期通常総会後の次期第1回理事会には、どのような形が良いのでしょうか?引継の議題のみですからオブザーバー出席でも問題ないと思いますが、理事長として委任状の提出をお願いすべきですか?

→規約上、役員には、「委任状」と言う制度を適用しません。
  従って、本人以外の参加は、公式的にはオブザーバーとなりますが、実際には、
  厳密に適用すると、理事会の成立が危ういので、「夫が組合員、妻が代理出席」で、運用しているケースが多いです。
  ただ、監事は、元々、理事会の構成員ではないので、出席の義務及び議決権がありません。 

  第1回目は、顔合わせと言う意味もあるので、オブザーバー出席をお願いすれば良いでしょう。

③組合員(マンション所有者)であるかどうかは、管理会社でないとわからないはずですが、一般的には組合員のそうした状況について管理会社には管理組合に報告義務(責任の有無?)があるのでしょうか?

→「組合員名簿は、組合が保有する」が原則です。
 それを諸手続きや管理費収納等のために、管理会社にも知らせています。
 よって、本来は、組合側が把握すべきことを管理会社に頼っていると言う状況です。
 従って、組合から管理会社に「次期役員候補の適格性について、チェックすべし」と
 言う具体的な指示があって、初めて、管理会社の業務(責任)が発生します。

④結果論になりますが、Aさん以外にも組合員でない方がおられた場合、昨年の2回臨時総会では委任状の提出がありませんでしたので、単に出席組合員数が削減されるだけですか?
総会の成立や賛否に問題はありません。

→その通りです。
  ただ、これも、厳格にやっている組合は、極めて少なく、「夫が組合員、妻が代理出席」でも
  委任状なく、議決しているのが実態です。

これから総会シーズンなので、総会出席者の適格要件、議決権講師の適格要件、総会と理事会の違いなど、次回以降のブログで、詳しく書こうと思います。

【ブログ3974日連続更新中】
(ただし、翌日に前日分を書くケース等も含んだ更新連続)


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