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現在、愛知県内で180戸クラスのマンション管理委託契約の入札中で、いよいよプレゼン審査に残す3社を選ぶ段階になりました。

3社を選ぶのは、理事会であり、その行為自体の承認は、総会で得ており、スケジュールも、組合に示してありました。

ところが、いざ3社を選ぶ段になって、この理事会から、自分たちで3社を選ぶのは、荷が重いと言う声が上がったのです。

当社のコンサルでは、議論のステップに対する情報公開・情報提供に関して、相当気を遣っており、どのマンションであっても、検討する方々のコンセンサスを大切にしていますから、今まで、このようなことはありませんでした。

ここには、戸数が多いと言うことの特別な背景があると感じました。

とにかく、一度自分たちだけで選ぶことが怖くなると。それは、理論的に解決できる可性話は低く、多分に「気持ちの問題」としてアプローチしなおす必要が生じます。

そこで、当社が提案したのは、これまでの経緯を改めて住民に伝え、3社を選ぶことについて、意見を求める公聴会の開催でした。

入札の応じた管理会社には、予定の変更となることについて、お詫びをし、プレゼン審査の予定日に、住民向け公聴会を開催しました。

公聴会では、まずは、顧問契約後の半年間で、現行の管理の改善を行い、過去の持ち越し案件を解決したことやそれと並行して、管理の見える化をしたことを順を追って説明。

現行の管理会社変更ありきではなく、先に、管理会社と単独での交渉を行ったが、十分な回答を得られなかったために、入札実施を総会で承認を得たこと。

そこまで話してから、ようやく、入札の手順や入札会社の紹介、入札結果を伝えました。
ただ、入札の内容が漏れてしまうと、公正な入札を妨げるため、配布資料はすべて回収すると言う慎重さも忘れません。

その結果、開催した2回の公聴会とも、参加者全員から「ここまで丁寧に進めてきてくれたのだから、3社選定は理事会に任せて良い」と言う賛成を得ることができました。

また、「最近、管理会社の対応が良くなっている。自分は、現行の管理会社の継続で良いと思っているが、管理の見直しを行ったこと自体が、組合にとって、良い効果をもたらしている」と言う意見もいただき、他の参加者の賛意を得ていました。

今回の事で、大型マンションにおける意思決定のプロセスに対する配慮について、大いなる学びがありました。

それは、「迷ったら、立ち止まって良い」と言う時間を設けることです。

今後に活かしたいと思います。

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